Что такое файлы Outlook PST и зачем их использовать… или нет?

объяснитель

ПоСтив Краузе

Последнее обновление:27 октября 2021 г.

Почти все, с кем я общаюсь на работе, жалуются на размер своей корпоративной электронной почты. Обычно это не проблема (но люди все еще жалуются), потому что, когда почтовый ящик приближается к своему пределу, большинство почтовые серверы (такие как Microsoft Exchange) будут предупреждать пользователя, чтобы он мог очистить почтовый ящик до того, как сервер принуждает их размер ограничивается путем ограничения отправки/получения с сервера.

Теперь все в порядке, ДО ТОГО, как вы отправитесь в отпуск на несколько дней, эти предупреждения о размере электронной почты будут появляться и исчезать, а затем — бам! Ваш почтовый ящик переполнен, и вы больше не можете отправлять и получать электронную почту со своего мобильного телефона или даже OWA (Outlook Web Access), если уж на то пошло. Мне звонили миллион раз. Мой iPhone не может отправлять электронные письма, помогите!

• Так что делать?
• Есть ли решение для этих почтовых ящиков недостаточного размера?
• Что я должен сделать, прежде чем я поеду в отпуск?

Теперь знакомлю вас с печально известным (по ИТ) PST-файл Outlook.

Что такое файлы Outlook .PST?

• Файлы данных Outlook или файлы Microsoft Outlook .PST (как они более известны) могут быть созданы с использованием Microsoft Outlook для перемещения или копирования электронных писем и вложений из вашей учетной записи почтового ящика сервера в локальную ПК. По сути, это локальный файл архива или хранилища, который вы создаете для хранения электронной почты и вложений на жестком диске вашего компьютера, USB-накопителе или общем сервере (в зависимости от того, где вы его создаете и храните).

Сколько вы можете хранить в файлах Outlook .PST?

• До Outlook 2003/2007 файлы .PST могли хранить только 2 гигабайта электронной почты и вложений. В Outlook 2003 и Outlook 2007 формат изменился, что позволяет файлам .PST увеличиваться по мере необходимости до размера более 20 гигабайт, если не используется значение по умолчанию. конфигурация изменена.
• Честно говоря, не позволяйте им получить 20 гигабайт. Это много лучше хранить файлы .PST размером не более нескольких гигабайт. Если вам нужно больше места для хранения, создайте новый файл .PST вместо создания огромный .PST-архивы. Чем больше файлы .PST, тем выше вероятность повреждения и потери данных (плюс, тем сложнее будет создать резервную копию плохих парней). Вы можете прикрепить столько файлов .PST файлы в ваш клиент Outlook по мере необходимости, поэтому просто логически разделите свою электронную почту на несколько файлов .PST, если вам нужно хранить больше, чем несколько GIG старых Эл. адрес.
• СОВЕТ. Если вы используете файлы .PST для архивирования старых электронных писем, сожмите их после того, как скопируете в них все старые данные. Электронная почта обычно представляет собой просто текст, поэтому она ОЧЕНЬ хорошо сжимается.

Как создать файлы Outlook .PST?

• Это ЛЕГКО, вот несколько руководств для Перспективы 2007, 2013, а также 2016.

Зачем использовать/создавать файлы .PST? Преимущества?

Размер почтового ящика

• Помните первый абзац этой статьи? Большинство администраторов электронной почты ограничивают размер корпоративных почтовых ящиков. Чем больше почтовый ящик, тем больше места на диске им нужно, тем больше им нужно для резервного копирования И тем больше ВРЕМЕНИ им нужно для выполнения этих резервных копий.
• Если вы любитель электронной почты (как и я), почтовый ящик на 200 мегабайт просто не подойдет. Вот тут-то и появляются файлы .PST. Просто создайте файл .PST и перетащите в него свою электронную почту. Они работают так же, как обычная папка почтового ящика в Outlook. Перетащите. Это просто! Форум>.
• Последние версии поиска Windows индексируют ваш почтовый ящик И все локальные файлы .PST (настраиваемые) которые обеспечивают почти мгновенный доступ ко всем электронным письмам с помощью функций поиска, встроенных в Microsoft Внешний вид.

Резервное копирование и аварийное восстановление

• Если у вас нет (или вы не доверяете) администратору электронной почты, который регулярно выполняет резервное копирование вашего почтового сервера, то копирование вашей электронной почты (да, вам не нужно ПЕРЕМЕЩАТЬ почту в файлы .PST, вы также можете скопировать ее) в локальный файл .PST — это быстрый и простой способ обеспечить возможность восстановления вашей электронной почты на сервере аварийного восстановления. сценарий.

Портативность

• Файлы .PST делают электронную почту переносимой. Например, допустим, вы хотите переместить электронную почту из одного почтового ящика в другой. Например, возможно, вы меняете работу и хотите принести старую электронную почту. Или, возможно, вы меняете хост-провайдеров. ИЛИ, может быть, вы хотите скопировать свою личную и рабочую электронную почту в файл .PST, сохранить его на небольшом USB-накопителе и всегда иметь при себе. Как я уже сказал, файлы .PST делают почту очень портативной. И да, аккаунт GMAIL тоже, но эта статья не о GMAIL :)

Безопасность

• Знаете ли вы, что почти невозможно отследить/проверить, читает ли ваш ИТ-специалист/отдел вашу электронную почту? Перемещение «Конфиденциальной» или «Конфиденциальной» электронной почты с сервера электронной почты / сервера Exchange в локальный файл .PST повышает уровень безопасности.
• Примечание: Большинство ИТ-отделов имеют возможность захватывать ваши файлы .PST без вашего ведома прямо с вашего жесткого диска на работе. Из-за этого применение дополнительной безопасности на жестком диске вашего компьютера имеет важное значение. Я скоро напишу статью на эту тему, а пока взгляните на это статья. Это немного «вычурно», поэтому я скоро дополню его статьей, в которой объясняются несколько вариантов защиты файлов .PST.

Каковы недостатки использования файлов .PST?

Удаленный доступ

• Как только почта взолнованный в файл .PST, он больше не будет доступен на сервере с помощью приложений удаленного доступа, таких как OWA или мобильные телефоны, которые СИНХРОНИЗИРУЮТСЯ с вашим почтовым ящиком. Чтобы получить доступ к электронной почте в файлах .PST, вам необходимо использовать полный клиент Microsoft Outlook. В таких ситуациях может помочь небольшой USB-накопитель. Однако это все же не так удобно, как оставлять почту на сервере.

Вы не будете нравиться людям, и, возможно, вы потеряете работу

• Файлы .PST со временем (в зависимости от того, сколько электронных писем вы получаете/храните) могут занимать МНОГО места на вашем локальном компьютере или на общем сервере, в зависимости от того, где вы их храните. ИТ-специалисты ненавидят все, что заставляет их работать над чем угодно, если только это не составляет их резюме, поэтому размещение большого количества данных где-то, что потребует от них покупки большего дискового пространства, их расстраивает.
• Корпоративный юридический отдел и большинство отделов управления записями не любят файлы .PST, поскольку они позволяют конечному пользователю легко игнорировать или обходить политики хранения/уничтожения корпоративных документов.
• Команды корпоративной информационной безопасности также не любят файлы .PST, потому что, если юридический отдел когда-либо попросит их восстановить данные для судебного иска или повестки в суд, файлы .PST могут привести к увеличению стоимости и усилий, связанных с данными восстановление.

Система и мозговая деятельность

• Чем больше у вас электронной почты, тем больше электронной почты вам и вашему компьютеру нужно отслеживать и обрабатывать.
• Поскольку Windows Search (или какой-либо другой почтовый/системный индексатор) индексирует больше электронных писем и вложений, ваш индекс будет больше, И ваши поиски займут больше времени.

Итак, надеюсь, я ответил на все ваши вопросы о файлах Microsoft Outlook .PST и рассказал о некоторых плюсах и минусах высокого уровня. Но если я что-то пропустил, пожалуйста, не стесняйтесь оставить комментарий или задать свой вопрос в моем Форум.

Как

Как найти ключ продукта Windows 11

Если вам нужно перенести ключ продукта Windows 11 или просто выполнить чистую установку ОС,...

Как

Как очистить кэш Google Chrome, файлы cookie и историю просмотров

Chrome отлично сохраняет вашу историю посещенных страниц, кеш и файлы cookie, чтобы оптимизировать работу вашего браузера в Интернете. Ее, как...

Предложения

Сопоставление цен в магазине: как получить онлайн-цены при совершении покупок в магазине

Покупка в магазине не означает, что вы должны платить более высокие цены. Благодаря гарантиям соответствия цен вы можете получать онлайн-скидки при совершении покупок в...