Как сохранить электронную таблицу Excel в формате PDF

Как

ПоБен Стоктон

Последнее обновление15 апреля 2020 г.

Хотя некоторые файлы могут быть легко преобразованы в другие форматы, это не так для файлов Excel. Пока ты можешь вставлять данные Excel в других местах это не тот формат, который хорошо конвертируется в другие форматы документов, такие как PDF.

Во многом это связано с форматированием. Файлы Excel с их сеточной структурой ячеек должны быть настроены таким образом, чтобы данные могли быть представлены без потери макета. Чтобы сохранить электронную таблицу Excel в формате PDF, вот что вам нужно сделать.

Настройка макета страницы и дизайна в Excel

Хотя макеты страниц и поля обычно не видны в Excel, они существуют. Поскольку PDF - это формат документа, который отображает содержимое на страницах, важно обеспечить, чтобы данные Excel можно было легко отображать без нарушения макета.

Вот почему изменение макета страницы в Excel - это первое, что вам нужно сделать, прежде чем вы сможете сохранить его в виде файла PDF. Для начала откройте таблицу Excel и нажмите 

Макет страницы вкладка на панели ленты.

Отсюда вы можете определить поля страницы, ориентацию, размер и общую область печати. Все четыре элемента могут повлиять на то, как ваш файл Excel отображается при преобразовании в PDF.

Хотя поля страницы по умолчанию должны быть приемлемыми, нажмите Маржа Нажмите кнопку и выберите один из доступных параметров в раскрывающемся меню, если вы хотите изменить их. Вы можете сделать это, если вы хотите меньше (или больше) пустого пространства по краям ваших данных.

По умолчанию Excel установлен на Портрет ориентация страницы. Если у вас есть большое количество столбцов, вы можете переключить это на Пейзаж вместо.

Вы можете сделать это, нажав ориентация и выберите один из доступных вариантов.

Размер страницы будет иметь наибольшее влияние на то, сколько данных Excel вы можете разместить на одной странице. Они основаны на типичных физических размерах бумаги.

нажмите Размер Нажмите кнопку и выберите один из размеров страницы из выпадающего меню. A4 рекомендуется в большинстве случаев как общий размер для печати.

Настройка параметров печати файла Excel

Когда ты выберите область печати в ExcelВы определяете ячейки, которые хотите распечатать. Установка этого также позволяет вам выбрать данные, которые вы хотите сохранить в свой файл PDF, если вы решите печатать в файл PDF напрямую.

Выберите столбцы и строки, которые вы хотите видеть в своем файле PDF, с помощью мыши. Выбрав данные, нажмите Макет страницы> Область печати> Установить область печати.

Если в области печати имеется огромное количество данных (например, с большим количеством строк или столбцов), вы можете изменить количество их, отображаемых на одной странице.

Выберите количество строк или столбцов в области печати, затем установите ширина или Высота варианты под Макет страницы> Масштаб, чтобы соответствовать раздел к 1 страница. Вы также можете изменить общий процент масштаба (количество места, которое область печати будет использовать для заполнения страницы), используя Масштаб коробка выбора обеспечена.

Вы также можете внести дополнительные изменения в свой окончательный макет Excel, нажав Печатные плитки кнопка.

в Настройка страницы изменить любой из доступных параметров, перечисленных под Распечатать и Печать заголовков разделы. Любое внесенное вами изменение будет добавлено в ваш окончательный преобразованный документ Excel в PDF.

Преобразование файла Excel в PDF

Есть два способа конвертировать файл Excel в PDF.

Первый - сохранить его как файл PDF напрямую - для этого нажмите Файл> Сохранить как и убедитесь, что PDF выбран под Сохранить как тип выпадающее меню. Нажмите Сохранить как только вы будете готовы.

Пользователи Windows также могут печатать в PDF-файл, сохраняя вывод принтера в файл, а не распечатывать его. Это приведет к тому, что многие из указанных выше параметров печати будут применены к вашему файлу и будут использовать заданную вами область печати. Это хороший вариант, если вы хотите сохранить только некоторые данные Excel в файл PDF.

Для этого нажмите Файл> Печать и выберите Microsoft Печать в PDF из списка принтеров. Нажмите Распечатать как только вы будете готовы.

в Сохранить вывод на печать как В появившемся окне выберите место для сохранения файла, присвойте ему имя и нажмите Сохранить сохранить файл.

Использование данных Excel в другом месте

Сохранение электронной таблицы Excel в формате PDF - это один из способов использования данных Excel в другом формате. Это легко вставить данные Excel в PowerPoint, а также экспортировать его в другое программное обеспечение Office, как Word.

Вы также можете быть в состоянии копировать и вставлять данные Excel в другие файлы и программное обеспечение, не теряя при этом своего форматирования, хотя пробег может отличаться.

Отзывы

Что такое личный капитал? Обзор 2019 года, включая то, как мы используем его для управления деньгами

Если вы начинаете с инвестирования или являетесь опытным трейдером, в Personal Capital каждый найдет что-то для себя. Вот посмотрите на ...