Как создать форму ввода данных в Excel

Как

ПоРайан Дубе

Последнее обновление16 апреля 2019 г.

Если у вас есть листы в Excel, где вам нужно ввести много данных, вы знаете, как это утомительно. Но если вы знаете, как создать форму ввода данных в Excel, это сделает вас гораздо более продуктивным.

Когда большинство людей думают о формах в Excel, они думают о создании формы VBA с нуля. Но в действительности Excel предоставляет готовую форму, которую вы можете использовать для быстрого ввода данных в считанные секунды, а не минуты. Из всех Советы по Excel, которые вы можете выучитьЭто сэкономит вам больше всего времени.

Следуйте этому руководству, чтобы использовать эту функцию и повысить производительность электронных таблиц.

Подготовка к созданию формы ввода данных в Excel

Прежде чем вы сможете создать форму ввода данных, вам понадобится электронная таблица, в которую вы вводите данные (очевидно), и вам нужно добавить функцию формы ввода данных Excel в

Панель быстрого доступа. Давайте рассмотрим пример электронной таблицы в Excel, которая выглядит так, как показано ниже.

Это пример того, как электронная таблица может выглядеть в компании, где сотрудники вручную собирают данные датчиков с оборудования. Ввод этих данных вручную:

• Утомительный и трудоемкий
• Склонен к человеческим ошибкам
• Потенциал для случайного изменения предыдущих записей

Вы можете улучшить этот процесс, создав форму ввода данных. Но сначала вам нужно сделать так, чтобы форма ввода данных отображалась на панели быстрого доступа.

Добавление формы ввода данных на панели быстрого доступа

Вы не увидите форму ввода данных на стандартной панели инструментов Excel. Это на самом деле скрытая функция, которую вам нужно включить. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа и выберите Настройка панели быстрого доступа.

в Параметры Excel нажмите кнопку Выберите команды из панель инструментов и выберите Все команды.

Прокрутите список команд и выберите форма. Затем выберите «Добавить >>», Чтобы добавить« Форму »на панель быстрого доступа.

щелчок Ok Теперь вы увидите форму ввода данных на панели быстрого доступа. И теперь вы готовы начать использовать форму ввода данных Excel в электронной таблице Excel.

Создать форму ввода данных в Excel

Прежде чем вы сможете использовать форму ввода данных в Excel, вам необходимо преобразовать электронную таблицу в таблицу.

Вы можете сделать это, нажав Cntrl + T. Вы увидите, что данные в вашей электронной таблице преобразованы в формат таблицы по умолчанию.

Теперь, когда вы преобразовали свой лист в таблицу, выберите значок «Форма» на панели быстрого доступа, чтобы открыть форму ввода данных.

Если вы когда-либо использовали форму ввода данных в Access, вы заметите много общего. Форма предлагает очень контролируемый метод ввода данных в вашу электронную таблицу. Нет необходимости нажимать на другую строку, когда вы готовы вводить туда данные. Кнопки на форме позволяют вам сосредоточиться на текущей строке и перемещаться по листу с помощью кнопок навигации формы.

Как работают кнопки формы ввода данных:

• новый: Добавляет новую пустую строку в существующую таблицу.
• удалять: Удаляет текущую строку, которую вы редактируете.
• Восстановить: Восстанавливает (сбрасывает) поле данных, которое вы редактируете, к его исходным значениям.
• Найти Пред.: Перемещает редактируемую запись в предыдущую строку.
• Найти следующее: Перемещает редактируемую запись в следующую строку.
• критерии: Позволяет искать конкретные записи в таблице.
• близко: Закрывает форму ввода данных.

Использование формы ввода данных очень интуитивно понятно. Как только вы начнете использовать его для управления своими электронными таблицами, вы удивитесь, как вы обходились без него.

Далее мы рассмотрим, как вы используете каждую функцию формы для управления данными вашей электронной таблицы.

Добавление и удаление записей

новый и удалять кнопки в форме ввода данных будут работать точно так, как вы ожидаете.

новый Кнопка добавит новую запись в конец таблицы. В форме ввода данных вы увидите пустые поля, в которые вы можете ввести данные, набрав их и нажав табуляция ключ для перехода к следующему полю.

Когда вы заполните все поля, просто выберите новый Снова нажмите кнопку, и вы увидите новую строку, добавленную к вашей таблице. Форма очищается, так что вы можете продолжить ввод данных для другой новой строки, если хотите.

Преимущество этого заключается в следующем:

• Вы можете быстро пролистать добавленные записи, просто нажав клавишу табуляции.
• Там гораздо меньше шансов случайно изменить другие записи.
• Вам никогда не придется использовать мышь, поскольку вы быстро вводите записи.

Удалить записи из таблицы так же просто. Просто щелкните мышью на одной из записей, которую вы хотите удалить.

Просто используйте Найти Пред. или Найти следующее кнопки для перехода к записи, которую вы хотите удалить. Эти кнопки похожи на кнопки вверх / вниз в инструментах разработчика Excel. Нажмите кнопку Удалить, чтобы удалить эту запись.

Вы увидите всплывающее предупреждение о том, что запись будет окончательно удалена. Выбрать Ok подтвердить.

Заметка: Это предупреждение на самом деле не соответствует действительности. Если вы обнаружите, что вам нужно восстановить запись, вы можете закрыть форму ввода данных и просто нажать Cntrl + Z, отменить последнее изменение. Это вернет удаленную строку обратно в таблицу.

Поиск записей

Если вы работаете с очень большим набором данных, предыдущая и следующая кнопки не будут иметь особого смысла. Вместо того, чтобы работать с тысячами записей таким образом, вы можете нажать критерии Кнопка только для просмотра записей, которые вы хотите.

В этом примере, если вы хотите просмотреть только записи от 1/3/2019, сначала нажмите критерии кнопка. Это изменит форму ввода данных в отфильтрованную форму. Введите «1/3/2019» в поле «Дата чтения».

Теперь, когда вы выбираете Найти Пред. или Найти следующееформа будет просматривать только те записи, которые соответствуют критериям, указанным в поле «Дата чтения». В данном случае это только те записи, в которых Дата чтения составляет 1/3/2019.

Вы также можете использовать логические операторы, такие как > или < обрезать диапазоны данных. Например, если вы хотите просмотреть все записи старше 04.01.2009, вы должны ввести «<1/4/2019» в поле «Дата чтения». Вы также можете использовать * как подстановочный знак. Например, если вы хотите просмотреть все записи датчика 1, заканчивающиеся на «54», вы должны ввести «* 54» в поле «Датчик 1».

Использование форм ввода данных Excel

Как видите, включение формы ввода данных в Excel значительно упрощает и упрощает выполнение задач ввода данных.

Вы можете уменьшить количество ошибок, допущенных при вводе данных в электронные таблицы, а также сделать ввод данных гораздо более приятным, поскольку вы меньше нажимаете и держите руки на клавиатуре.