Руководство по использованию быстрых частей автотекста в Office 2010

Microsoft

ПоОстин

Последнее обновление13 сентября 2018 г.

Вы когда-нибудь работали в Microsoft Word или Outlook и обнаружили, что часто используете один и тот же контент в нескольких документах? Я лично знаю, есть ли способ сэкономить время и меньше печатать, я игра. В Office 2010 мы можем использовать автотекст и быстрые части, чтобы сэкономить время и автоматически вводить текст и поля или даже редактировать свойства документа. Это особенно идеально для вас продажи или технические парни, которые отправляют те же 10 писем каждый день! Давайте взглянем!

Что такое автотекст?

Автотекст является самой большой частью Quick Parts, и согласно Microsoft:

Автотекст - это повторно используемый контент, который вы можете хранить и получать к нему доступ снова и снова. щелчок Авто текст чтобы получить доступ к галерее автотекста. Вы можете сохранить автотекст в галерею автотекста, выделив текст, который вы хотите использовать повторно, нажав Авто текст, а затем нажав Сохранить выделение в галерее автотекста

. Заполняя информацию о новом строительном блоке, вы сохраняете содержимое, которое сохраняете, чтобы использовать его снова и снова.

Иными словами, автотекст - это просто фрагменты текстового содержимого, которые сохраняются, поэтому вы можете автоматически вставлять их в свои документы, электронные письма и проекты одним нажатием кнопки. Это экономит много времени!

Что такое быстрые запчасти?

По словам Microsoft:

Quick Part Gallery - это галерея, где вы можете создавать, хранить и находить повторно используемые фрагменты контента, включая автотекст, свойства документа, такие как заголовок и автор, а также поля.

Позже мы рассмотрим другие части Quick Parts, но сейчас давайте сосредоточимся на автотексте.

Как создать новую запись автотекста
В Word 2010 записи автотекста хранятся в виде строительных блоков. Чтобы создать новую запись, используйте Создать новый строительный блок чат.

1. В вашем документе Выбрать содержание (текст) что вы хотите превратить в запись автотекста.

2.щелчок Вставить лента, а затем щелчок Быстрые Части кнопка. Затем нажмите Сохранить выделение в галерее автотекста.

3. Заполните информацию в Создать новый строительный блок чат:

• Имя: Введите уникальное имя для записи автотекста.
• Галерея: Выберите Авто текст галерея.
• Категория: Выберите Общая категория, или создайте новую категорию.
• Описание: Введите описание строительного блока.
• Сохранить в: Нажмите на название шаблона в раскрывающемся списке. Например, нажмите Normal.dotm

Это все, что нужно для создания записей автотекста. Конечно, вы можете создавать разные наборы для разных проектов и сохранять их в разных шаблонах документов (файлы .dotm,) но мы сохраним этот длинный How-To для другой отличной статьи.

Как удалить запись автотекста

4. Аналогичный перейдите к шагу 2 выше, перейдите на вкладку Вставка и в меню Быстрые детали> Автотекст. На этот раз, однако, вы будете Щелкните правой кнопкой мыши Запись автотекста а потом ВыбратьОрганизовать и удалить.

5.щелчок Запись автотекста что вы хотели бы удалить, а затем щелчок удалять кнопка.

Использование автотекста в Word 2010

6.a Начните вводить текст, содержащийся в записи автотекста, когда вы наберете первое слово или около того, вы увидите небольшое всплывающее окно, сообщающее, что вы можете НажмитеВойти вставить запись автотекста.

6.b В качестве альтернативы, вы можете просто ввести первые несколько букв записи автотекста, а затем НажмитеF3 вставить наиболее похожую запись автотекста.

Независимо от того, каким образом вы решите использовать автотекст, результат должен быть одинаковым. Ваша запись автотекста будет добавлена ​​в документ указанным по умолчанию способом. Конечно, вы всегда можете использовать Быстрые детали> Кнопка автотекста на Вставитьлента чтобы разместить автотекст, но это требует всех этих дополнительных шагов.

Что такое Quick-Part свойства документа?

Быстрые части свойств документа обеспечивают быстрый и легкий доступ к свойствам метаданных вашего документа. Хотя автотекст доступен как в Word, так и в Outlook, быстрые части свойств документа доступны только в Word 2010; остальная часть номера не учтена.

7. Есть несколько разных способов доступа к свойствам документа. Самый быстрый из Файл> Информация меню. Здесь вы можете щелчок свойства кнопку, чтобы показать панель документа, или вы можете перейти прямо к окну расширенных свойств документа.

8.a Если вы выбрали панель свойств документа, она будет отображаться в виде панели над рабочей областью документа. С одной стороны, это дает вам быстрый способ редактировать метаданные документа, но имеет недостаток, занимая МНОГО пространства на экране.

8.b Вы также можете получить доступ к дополнительным свойствам документа из панели документов.

9. Окно Advanced Document Properties - это то же самое окно, которое вы обычно видите, если Правой кнопкой мыши файл документа из проводника Windows и выбранный свойства. в Резюме На вкладке вы можете редактировать всю метаинформацию документа.

10. Быстрые детали свойства документа можно ввести с ленты «Вставить» в Word. После вставки в документ он будет использовать любые доступные данные для автоматического заполнения запрошенной информации.

Обратите внимание, что это работает как синхронизация данных. Если вы измените эту введенную информацию, это изменение также будет в ваших дополнительных свойствах документа.

Звучит забавно? Дайте ему побег! Мне нужно поиграть с новыми функциями Office 2010!