Инструкции по настройке и управлению автоархивацией в Outlook 2010

С самого начала Outlook, Microsoft всегда включала Архив и AutoArchive особенность и Outlook 2010 не исключение Функция автоархивирования автоматически перемещает или удаляет старую электронную почту из основного почтового ящика в файл архивных данных, хранящийся на вашем локальном жестком диске. Эти файлы называются файлами .PST. В прошлом, когда Файлы Outlook .PST имели ограничение 2 ГБфункция архивирования была гораздо важнее, поскольку она архивировала старую электронную почту из вашего основного файла .PST в файл Archive.pst. При этом, несмотря на то, что файлы .PST в Outlook 2010 имеют ограничение в 20 гигабайт; по-прежнему неплохо позволить ему управлять вашей старой электронной почтой, чтобы ваши файлы .PST были маленькими и производительность системы повышалась!

Объясните еще раз, что делает функция AutoArchive, пожалуйста!

Автоархив уменьшает размер почтового ящика, удаляя или перемещая старые элементы в файл архивных данных или .PST. Процесс работает практически одинаково, независимо от того, используете ли вы Microsoft Exchange на работе, IMAP или POP в домашних условиях или для малого бизнеса. По сути, это похоже на то, как если бы вы сняли несколько стопок бумаги со своего стола и поместили их в организованную папку быстрого доступа или файл .PST, как упомянуто выше. Этот процесс отличается от

экспорт двумя способами. Экспорт позволит вам переместить электронные письма в различные внешние форматы, тогда как Архивация позволяет вам переместить только старую электронную почту в файл PST или полностью удалить электронную почту. Архивирование также позволяет упростить доступ к старой электронной почте, поскольку для них имеется вкладка на панели навигации Outlook. Конечно, вы также можете настроить Автоархив для удаления старой почты.

Как включить автоархивирование по умолчанию для всех папок Outlook 2010

1. В Microsoft Outlook щелчок файл меню и ВыбратьПараметры.

2. В меню настроек щелчок продвинутый вкладка, а затем щелчок Настройки автоархива кнопка.

3. щелчок флажок для Запускайте автоархивирование каждые [14] дней. Отсюда вы можете дополнительно настроить параметры автоархивации для Outlook 2010, однако по умолчанию после включения AutoArchive будет перемещать (не удалять) всю почту старше шести месяцев в Archive.pst файл. Я предлагаю вам сохранить Запрос перед запуском Автоархива проверено, чтобы вы были предупреждены всякий раз, когда происходит архив. Вы будете удивлены, как часто люди спрашивают меня об отсутствии электронной почты! Обычно это просто функция AutoArchive. Как только у вас есть настройки, где они вам нравятся, щелчокПримените эти настройки ко всем папкам сейчас.

Если вы выполнили вышеуказанные действия, AutoArchive включит все ваши электронные письма Outlook. Если есть папка, которую вы хотите исключить из автоархивации, или если вы хотите, чтобы она применялась только к нескольким папкам, мы можем это сделать. Outlook 2010 позволяет настраивать параметры автоархивации для каждой папки, вот как.

Изменение параметров автоархивации для отдельных папок Outlook 2010

4. В Outlook посмотрите в левой части панели навигации. Оттуда Щелкните правой кнопкой мыши любая папка и Выбратьсвойства установить свою политику автоархивации.

5. В открывшемся окне Свойства папки «Входящие» щелчок AutoArchive Вкладка. Здесь вы можете настроить параметры AutoArchive для этой папки или даже полностью отключить AutoArchive.

Хорошо, теперь мы знаем, как автоархивировать отдельные папки! Но что, если вы вообще не хотите использовать AutoArchive? Если вы не являетесь поклонником автоматической функции, вы все равно можете использовать Архивирование с помощью ручного процесса.

Как вручную архивировать элементы

6. В Outlook щелчок файл> Информация вкладка меню, а затем ВыбратьИнструменты очистки> Архив.

7. В появившемся диалоговом окне «Архив» Выбрать который Папки ты хочешь Архив. Этот процесс почти такой же, как AutoArchive, за исключением того, что это разовая сделка. Отличие заключается в том, что вы даже можете переопределить свойство «Не выполнять автоархивирование», если применили его к некоторым папкам, но это необязательно.

Где находятся заархивированные элементы Outlook?

8. В Outlook вы можете получить доступ к заархивированным элементам из папки «Архив» в левой панели навигации по электронной почте.

9. Вы также можете получить доступ к архивам из PST-файла Outlook, где они хранятся. Вы можете добраться туда по Нажатие кнопки Файл> Открыть вкладка меню и выбирающийОткрыть файл данных Outlook.

10. По умолчанию расположение файла PST в архиве Outlook:

Файлы% UserProfile% DocumentsOutlook

Если вы раньше не использовали Архивирование в Outlook, попробуйте! Это обязательно поможет сохранить вещи в чистоте и переместить старые, неиспользуемые элементы электронной почты из вашего основного почтового ящика / файла .PST. Это также хороший способ контролировать размер файла .PST, который всегда помогает повысить производительность системы!