Как настроить автоархивацию и управлять ею в Outlook 2010

Как

ПоОстин

Последнее обновление:20 августа 2021 г.

С момента появления Outlook Microsoft всегда включала архив и Автоархив функций, и Outlook 2010 не является исключением. Функция автоархивирования автоматически перемещает или удаляет старые электронные письма из основного почтового ящика в файл архивных данных, хранящийся на локальном жестком диске. Эти файлы называются файлами .PST. В прошлом, когда Файлы Outlook .PST имели ограничение в 2 гигабайта., функция «Архив» была гораздо важнее, поскольку она архивировала старые электронные письма из вашего основного файла .PST в файл Archive.pst. При этом, несмотря на то, что файлы .PST в Outlook 2010 имеют ограничение в 20 гигабайт, все же рекомендуется позволить ему управлять вашей старой электронной почтой, чтобы ваши файлы .PST оставались небольшими, а производительность системы повышалась.

Что делает функция автоархивации?

AutoArchive уменьшает размер почтового ящика, удаляя или перемещая старые элементы в файл архивных данных или .PST. Процесс работает практически одинаково, используете ли вы Microsoft Exchange на работе или IMAP или POP дома или в малом бизнесе. По сути, это все равно, что взять несколько стопок бумаги со стола и поместить их в организованную картотеку быстрого доступа или файл .PST, как упоминалось выше. Этот процесс отличается от экспорта двумя способами. Экспорт позволит вам перемещать электронные письма в несколько различных внешних форматов, тогда как архивирование позволяет перемещать только старые электронные письма в файл .pst или полностью удалять электронное письмо. Архивирование также упрощает доступ к старым электронным письмам, поскольку на панели навигации Outlook есть вкладка. Конечно, вы также можете настроить автоархивацию для удаления старой почты.

Как включить автоархивацию по умолчанию для всех папок Outlook 2010

1. В Microsoft Outlook и щелкните значок Файл меню и выберите Опции.

2. В меню «Параметры» нажмите кнопку Передовой вкладку, а затем нажмите кнопку Настройки автоархивации кнопка.

3. Установите флажок для Запуск автоархивации каждые [14] дней. Отсюда вы можете дополнительно настроить параметры автоархивации для Outlook 2010; однако по умолчанию после включения AutoArchive вся почта старше шести месяцев будет перемещаться (а не удаляться) в файл Archive.pst. Я предлагаю вам сохранить Запрашивать перед запуском автоархивации отмечен, чтобы вы были предупреждены всякий раз, когда происходит архивирование. Вы были бы удивлены, как часто люди спрашивают меня о пропущенных сообщениях. Обычно это функция автоархивации. После того, как у вас есть настройки, которые вам нравятся, нажмите Примените эти настройки ко всем папкам сейчас.

Если вы выполнили описанные выше шаги, автоархивация активирует все ваши сообщения Outlook. Если есть папка, которую вы хотите исключить из автоархивации, или если вы хотите, чтобы она применялась только к нескольким папкам, мы тоже можем это сделать. Outlook 2010 позволяет настраивать параметры автоархивации для каждой папки; вот как.

Изменение параметров автоархивации для отдельных папок Outlook 2010

4. В Outlook посмотрите на левую панель навигации. Оттуда щелкните правой кнопкой мыши любую папку и выберите Характеристики чтобы установить его политику AutoArchive.

5. В появившемся окне свойств папки «Входящие» нажмите кнопку Автоархив вкладка Здесь вы можете настроить параметры автоархивации для этой папки или даже полностью отключить для нее автоархивацию.

Хорошо, теперь мы знаем, как автоархивировать отдельные папки. Но что, если вы вообще не хотите использовать автоархивацию? Если вы не являетесь поклонником автоматической функции, вы все равно можете использовать архивирование вручную.

Как вручную архивировать элементы

6. В Outlook щелкните значок Файл> Информация вкладку меню и выберите Инструменты очистки > Архив.

7. В появившемся диалоговом окне «Архив» выберите, какие Папки ты хочешь Архив. Этот процесс почти такой же, как автоархивация, за исключением того, что это одноразовая сделка. Отличие заключается в том, что вы даже можете переопределить свойство «Не автоархивировать», если вы применили его к некоторым папкам, но это необязательно.

Где находятся заархивированные элементы Outlook?

8. В Outlook вы можете получить доступ к заархивированным элементам из папки «Архив» на левой панели навигации электронной почты.

9. Вы также можете получить доступ к архивам из Outlook .Тихоокеанское стандартное время файл, где они хранятся. Вы можете попасть туда, нажав кнопку Файл > Открыть вкладку меню и выберите Открыть файл данных Outlook.

10. По умолчанию расположение PST-файла архива Outlook:

%UserProfile%DocumentsOutlook файлы

Если вы еще не использовали архивацию в Outlook, попробуйте. Это обязательно поможет сохранить вещи в чистоте и переместить старые, неиспользуемые элементы электронной почты из вашего основного почтового ящика/файла .PST. Это также хороший способ контролировать размер файла .PST. И это поможет с производительностью системы!

Как

Как найти ключ продукта Windows 11

Если вам нужно перенести ключ продукта Windows 11 или просто выполнить чистую установку ОС,...

Как

Как очистить кэш Google Chrome, файлы cookie и историю просмотров

Chrome отлично сохраняет вашу историю посещенных страниц, кеш и файлы cookie, чтобы оптимизировать работу вашего браузера в Интернете. Ее, как...

Предложения

Сопоставление цен в магазине: как получить онлайн-цены при совершении покупок в магазине

Покупка в магазине не означает, что вы должны платить более высокие цены. Благодаря гарантиям соответствия цен вы можете получать онлайн-скидки при совершении покупок в...