Как просмотреть скрытые данные в Word перед отправкой документов

Как

КSandy Writtenhouse

Последнее обновление23 февраля 2021 г.

Мы берем всевозможные меры предосторожности с нашей цифровой информацией в эти дни. Но одна вещь, о которой вы, вероятно, не задумываетесь, - это данные, прикрепленные к документам, которые вы создаете в Microsoft Word.

Не зная об этом, вы можете поделиться документом, который содержит скрытый текст, комментарии, личную информацию, сведения об отправке на проверку и многое другое. Здесь мы покажем вам, как проверить ваш документ на наличие этих типов деталей в самом документе и в метаданных и удалить их из документа Word.

Просмотр скрытых данных в вашем документе

Перво-наперво, Microsoft рекомендует что вы используете описанный ниже процесс для копии документа, а не для оригинала. Причина этого в том, что если вы используете инструмент для удаления данных, возможно, будет невозможно восстановить их впоследствии. Поэтому в зависимости от деталей, которые обнаружит инспектор, цели вашего документа и того, с кем вы планируете поделиться им, рассмотрите этот вариант.

Чтобы просмотреть эти скрытые данные, откройте документ, который хотите проверить, и выполните следующие действия.

1. Щелкните значок Файл вкладка и выберите Информация с левой стороны.
2. Рядом с Inspect Document нажмите Проверить наличие проблем. Прежде чем вы нажмете эту кнопку, вы можете увидеть рядом с ней подробную информацию со сводкой того, что уже было найдено.
3. Выбирать Проверить документ.
4. Если вы еще не сохранили документ, вам может быть предложено это сделать. выбирать да или же Нет в соответствии с вашими предпочтениями.
5. Когда Инспектор документов отображается, установите флажки для всех элементов, которые должен искать инструмент. У вас есть почти дюжина категорий от комментариев и исправлений до настраиваемого XML и невидимого контента.
6. Нажмите Осмотреть.

Затем вы увидите результаты проверки. Зеленые галочки означают, что ничего не найдено. Красные восклицательные знаки указывают на то, что предметы были найдены, и вы точно увидите, что это за предметы.

Теперь мяч на вашей стороне. Вы можете нажать на Удалить все рядом с найденными элементами, чтобы удалить их из документа. Или вы можете Закрывать инструмент, внесите изменения самостоятельно, а затем еще раз осмотрите его.

Просто обратите внимание на предупреждение внизу инструмента, которое повторяет заявление Microsoft: Некоторые изменения нельзя отменить. Так что имейте это в виду, прежде чем нажимать кнопку «Удалить все».

Очевидно, что не все элементы так же важны, как другие, поэтому вы можете не беспокоиться о том, общий документ содержит некоторые из них. Например, если документ включает имя используемого шаблона, вы можете оставить этот элемент в порядке.

Давайте подробнее рассмотрим типы элементов, включенных в категории Document Inspector.

Сведения об инспекторе документов Word

Это не полный список элементов, которые могут содержаться в вашем документе Word. Но это дает вам хорошее представление о категориях и элементах, на которые следует обратить внимание при использовании инструмента. Чтобы увидеть полный список по мере его развития, ознакомьтесь с Страница поддержки Microsoft для скрытых данных.

• Комментарии, редакции, версии и аннотации: комментарии, отметки редакции, сведения о версии документа и рукописные примечания.
• Свойства документа и личная информация: свойства документа (сводка, статистика и свойства документа), листы маршрутизации, сведения об отправке на рассмотрение, свойства сервера документов, информация о типе контента, имя шаблона и пользователь имя.
• Скрытый текст: Текст, который вы отформатировали как скрытый в вашем документе.
• Невидимое содержимое: объекты, которые вы отформатировали как невидимые в документе.
• Верхние и нижние колонтитулы и водяные знаки
• Пользовательские XML-данные
• Надстройки панели задач
• Встроенные документы
• Макросы, формы и элементы управления ActiveX
• Свернутые заголовки
• Чернила

Как видите, некоторые элементы вы хотели бы сохранить в большей степени, чем другие. Так что руководствуйтесь здравым смыслом. А если вас беспокоит невозможность восстановить то, что вы удалили с помощью Document Inspector, подумайте о том, чтобы сохранить исходный документ (перед использованием инструмента) и поделиться копией (после использования инструмента) вместо.

Храните свои данные в безопасности при совместном использовании документов Word

Процесс проверки вашего документа занимает менее одной минуты. Поэтому стоит потратить время и убедиться, что вы не делитесь чем-то личным или деликатным.

Чтобы узнать больше о защите ваших данных, взгляните на как защитить компьютер с Windows от программ-вымогателей и как навсегда уничтожить файлы в Windows тоже.

сделки

Согласование цен в магазине: как узнать цены в Интернете при совершении покупок в магазине

Покупка в магазине не означает, что вы должны платить более высокие цены. Благодаря гарантиям совпадения цен вы можете получать онлайн-скидки при покупках в ...

Как

Как подарить подписку Disney Plus с помощью цифровой подарочной карты

Если вам нравится Disney Plus и вы хотите поделиться им с другими, вот как купить подписку Disney + Gift за ...

Как

Ваш путеводитель по совместному использованию документов в Google Документах, Таблицах и Презентациях

Вы можете легко сотрудничать с веб-приложениями Google. Вот ваше руководство по совместному использованию в Google Документах, Таблицах и Презентациях с разрешениями ...