10 советов по созданию политики социальных сетей для вашего бизнеса: Social Media Examiner

Политика. Это может быть ругательство, особенно в социальных сетях.

Почему? Плохо написанная политика в отношении социальных сетей ограничивает, сдерживает и снижает активность социальных сетей - точный напротив того, что хочет бизнес.

Тем не мение, отличная политика в отношении социальных сетей поддерживает, защищает и расширяет возможности высококачественного взаимодействия. Речь идет о полномочиях и доверии.

Как пишет Бет Кантер: «Доверие дешевле контроля.”

Эта статья объяснит, чем политики в отношении социальных сетей отличаются от других политик, и даст вам 10 советов, которые помогут создать эффективную политику в отношении социальных сетей.

Почему политика в отношении социальных сетей?

Политика в отношении социальных сетей отличается. В большинстве политик и процедур мы документируем, что персонал должен делать в определенных ситуациях: «Если это произойдет, сделайте то». Для социальных сетей нет способа точно узнать, какие ситуации могут возникнуть - или во многих случаях - как персонал должен с ними лучше справляться. Каждая социальная сеть и каждое отношение уникальны, и среда социальных сетей меняется ежедневно.

Риски неопределенны. Суды находятся в процессе интерпретации законов в отношении социальных сетей. Пока этот процесс интерпретации не станет зрелым - а это займет лет – организации работают без четких указаний. Могут возникнуть следующие проблемы: конфиденциальность сотрудников и / или клиентов, проблемы с трудовыми отношениями, подделка бренда, недопонимание, рассылка спама и т. Д.

Как нам двигаться вперед в условиях неопределенности и неясных рисков?

В Интернете есть сотни примеров политик в отношении социальных сетей. Если вы ищете отправную точку, вы обязательно найдете идеи Вот а также Вот.

Однако для создания работающей политики - действительно работает - мы должны сначала заложить основу.

Вот 10 стратегий, которые вы можете реализовать Cегодня.

# 1: соберите свою команду

Политика в отношении социальных сетей не может быть написана одним человеком. Он должен быть уникальным для вашей организации и в идеале должен включать мнения множества разных людей с различными наборами навыков.

Командный подход обеспечивает правильное управление ключевыми областями риска и что любые будущие проблемы, которые могут возникнуть, решаются надлежащим образом.

Помимо сотрудников, непосредственно задействованных в социальных сетях, в число потенциальных членов команды могут входить: генеральный директор, директор по персоналу, ИТ. директор, директор по маркетингу / развитию, директор программы / отдела, юрист, разбирающийся в социальных сетях и как минимум один цифровой родной.

Не волнуйтесь, не каждый член этой команды должен знать интимные подробности вашей активности в социальных сетях. Подумайте об этом так: если случится кризис, какая информация понадобится вашей команде (о социальных СМИ и правовой среды, а также вашей организации и ценностей), чтобы надлежащим образом реагировать на социальные СМИ?

# 2: Сосредоточьтесь на создании культуры

Социальные сети - это органично. Он меняется каждый день. Бюрократическая политика вряд ли приведет к успеху. Вместо этого нам нужна культура инноваций, обмена идеями, решения проблем и творчества. Существует прямая связь между внутренней организационной культурой и политиками.. Фактически, политика, которую мы пишем, формирует нашу культуру.

Когда вы пишете свою политику, включать процессы, которые укрепляют культуру оценки и обучения. Вот несколько вопросов, на которые стоит обратить внимание:

• ВОЗ есть в вашей команде в социальных сетях?
• Как часто они встречаются?
• Как проблемы / проблемы решены и кем?
• Как ты документ группового обучения?
• Как мы будем оцените наши успехи и учиться на наших неудачах?

В своей политике вы можете признавать культурные ценности социальных сетей, такие как прозрачность, последовательность, взаимосвязь, творческий подход и быстрота. Помня об этих ценностях, создавать процессы, делающие упор на обучение, поддержку и оценку.

Если концепция культуры социальных сетей для вас нова, ознакомьтесь с 26 многообещающих статистических данных в социальных сетях для малого бизнеса. Он предлагает отличный обзор ландшафта социальных сетей и того, почему это влияет на бизнес.

# 3: Рассмотрите правовые последствия, включая Национальный совет по надзору в сфере трудовых отношений (NLRB)

Многие из судебных дел, касающихся социальных сетей, касаются вопросов трудовых отношений. Закон о национальных трудовых отношениях (NLRA) был принят в первую очередь для защиты прав работников на организацию.

Традиционно организация сотрудников происходила лично или по телефону. С появлением социальных сетей это происходит и в Интернете. Не имеет значения, состоят ли сотрудники в профсоюзах или нет; они имеют право обсуждать условия найма с другими сотрудниками.

Это означает, что даже случайный разговор в Facebook об условиях труда может быть защищен NLRA. Каждая ситуация индивидуальна, но суть в следующем: будьте очень осторожны, рассказывая сотрудникам, что они могут и чего не могут делать в своих личных социальных сетях. Этот язык может быстро иметь неприятные последствия.

В августе 2011 г. НЛРБ выпустил меморандум по 14 из этих дел. В этом меморандуме приводились объяснения случаев, а также обоснование принятых решений. Я очень рекомендую работодателям прочтите эту памятку и поделитесь ею со всеми в команде социальных сетей.

# 4: Отделите общие правила от правил для конкретных сайтов

Сфера социальных сетей меняется каждый день. Если ваши правила ограничены конкретным сайтом социальной сети, они довольно быстро устареют. В целом политика должна сосредоточьтесь на общей картине: кто что делает (Роли и обязанности), общий обзор того, как они могут / не могут это сделать (например, соблюдение правовых норм и брендинг) и почему мы вообще это делаем (цель и ценности).

Отдельные письменные инструкции могут быть созданы для записи мельчайших деталей определенной социальной сети. Эти инструкции очень помогают в случае текучести кадров. Процесс составление руководств также помогает сотрудникам лучше понять и объяснить, что они делают и как.

# 5: не изобретайте колесо заново

Вероятно, у вас уже есть множество внутренних правил, применимых к деятельности в социальных сетях. Это включает в себя политику конфиденциальности, согласия на фотографии, использования Интернета, использования мобильного телефона и многое другое.

Ты можешь ссылайтесь на эти политики в своих политиках в социальных сетях, обращая особое внимание на любые различия в приложениях, которые могут возникнуть в социальных сетях.

Например, в политике использования вашего мобильного телефона в настоящее время может не обсуждаться использование фотографий с камер мобильного телефона. Благодаря геотегирование, фотографии, сделанные с помощью мобильных телефонов, почти всегда содержат цифровую кодировку, которая показывает ваше точное местоположение на дату и время фотографии. Если вы загружаете фотографию, сделанную камерой мобильного телефона, в свои социальные сети, возможно, вы дадите больше информации, чем необходимо.

Политика социальных сетей может учитывать это, требуя от сотрудников используйте программное обеспечение, чтобы удалить с фотографий информацию о геотегах, прежде чем фотографии можно будет опубликовать.

# 6: Включите внешние правила

Большинство правовых норм (включая HIPAA, FERPA, справедливое трудоустройство и т. Д.) Действуют как онлайн, так и офлайн. Используйте политику социальных сетей, чтобы напомнить сотрудникам, что эти правила необходимо соблюдать.. Где возможно, привести явные примеры того, какие типы поведения недопустимы.

P.S.: Сейчас хорошее время подумать о корпоративном обучении комплаенс. Социальные сети влияют практически на все аспекты нашей жизни и бизнеса. Если в вашем тренинге по вопросам конфиденциальности, конфиденциальности, брендинга и т. Д. В настоящее время не обсуждаются социальные сети, пора включить его.

# 7: Создайте две политики

Считается лучшей практикой иметь две политики в отношении социальных сетей: одну для сотрудников, использующих социальные сети для работы, и одну для сотрудников, использующих социальные сети в своей личной жизни.

Первая политика, сосредоточенная на деятельности, связанной с работой, должна охватить все, что мы здесь обсуждали: определение вашей команды, определение ролей и обязанностей, правила брендинга и четкое понимание того, какие внутренние и внешние политики должны соблюдаться.

Вторая политика, ориентированная на сотрудников, использующих социальные сети в своей личной жизни, должна предоставить сотрудникам информацию о том, что они могут и не могут сказать о вашей компании на своем личном сайте.

Некоторые организации, в том числе военные и здравоохранение, захотят быть очень конкретным в отношении того, чем сотрудники не могут делиться в Интернете.

Например, коммерческая тайна, информация о клиентах и ​​даже местонахождение сотрудников могут оставаться строго конфиденциальными. Другие организации захотят поощрять сотрудников выступать в качестве послов бренда. Некоторые даже доходят до того, что дают рекомендации о том, как рассказывать о компании в Интернете. Как бы вы ни хотели, чтобы ваши сотрудники обсудить (или не обсуждать) вашу компанию в Интернете, дать им рекомендации.

Два слова предостережения: 1) Опасно требовать от сотрудников использовать свои личные учетные записи в социальных сетях для связи с вашей компанией в Интернете. Они могут выбрать это, но пусть это будет их выбором. Меньше всего менеджер хочет знать о личной жизни сотрудника больше, чем ему / ей нужно. 2) Прежде чем писать политику, перечитайте совет № 3 и памятку Национального совета по надзору в сфере трудовых отношений. Это может избавить вас от головной боли в будущем.

# 8: Делайте упор на образование

Границы между нашей личной и профессиональной жизнью стираются. Большинство сотрудников не осознают в полной мере проблемы, которые могут возникнуть в результате снижения конфиденциальности. Старая поговорка гласила: "Что происходит в Вегасе остается в Вегасе." Сегодня более точное утверждение звучит так: «Все, что происходит в Вегасе, остается на Facebook».

Когда я читаю судебные дела, касающиеся социальных сетей, мне кажется, что многие дела возникают из-за невежества, а не злого умысла со стороны сотрудника. Многие сотрудники не до конца осознали последствия своего киберповедения. Предоставляя своим сотрудникам обучение кибербезопасности, работодатели предотвращают проблемы еще до их начала..

Подобно тому, как у вас есть две политики, одна для деятельности, связанная с работой, а другая для сотрудников, использующих социальные сети в своей личной жизни, обучение сотрудников также может проходить по двум направлениям:

• Обеспечить профессиональное обучение сотрудникам, работающим в социальных сетях от имени организации. Постоянное регулярное обучение помогает поддерживать вашу организацию в актуальном состоянии и дает сотрудникам возможность общаться с другими на местах.
• Обучите весь персонал безопасности в Интернете. Это обучение может включать в себя, как защитить себя от киберпреступлений и как создать и защитить нашу репутацию в Интернете.

Когда дело доходит до ответственного киберповедения, у работодателей есть уникальная возможность обучать, а не давать поручения. Эта приверженность демонстрирует уважение к сотрудникам. Сотрудники чувствуют, что их ценят, доверяют и вдохновляют. Всем выгодно.

# 9: Попросите юриста ознакомиться с политикой

Юридическая консультация имеет решающее значение. Легко ошибиться, особенно в сфере трудовых отношений. Убедись, что ты спросите юриста, который имеет опыт работы в данной сфере - ваш друг-налоговый поверенный не сильно поможет.

Юридическая экспертиза может стоить дорого; однако судебный процесс обойдется в геометрической прогрессии дороже.

# 10: Не позволяйте ему собирать пыль

Киберсреда часто меняется. Политику в отношении социальных сетей следует пересматривать не реже одного раза в шесть месяцев.. Пусть каждый в команде изучит политику отдельно, а затем вместе.

Спросите себя, актуально ли это по-прежнему? Помогает ли это нам выполнять нашу работу? Как в последнее время изменилась среда социальных сетей? Применяются ли какие-либо правовые обновления?

Политика в отношении социальных сетей - не самая захватывающая часть социальных сетей; однако, если они хорошо развиты, они могут поддерживать, расширять возможности и привлекать сотрудников, поскольку они, в свою очередь, привлекают ваших клиентов.

о чем ты думаешь? Что вы можете посоветовать компании, разрабатывающей политику в отношении социальных сетей? Пожалуйста, оставьте свои вопросы и комментарии в поле ниже.