Почему я ненавижу безбумажные заявления и как с ними справляться

Как

ПоДэйв Гринбаум

Последнее обновление23 июля 2019 г.

Каждую неделю я, кажется, сталкиваюсь с компанией, побуждающей меня перейти на безбумажный биллинг. Они подкупят меня, но я научился нелегко бороться с этим «удобством» и всегда выбираю реальный счет. Когда я проиграл битву, я разработал несколько полезных стратегий для предотвращения проблем.

Коммерческое предложение для безбумажного выставления счетов

Я все это слышу. Бумага рискованная. Кто-то может выхватить ваш счет из вашего почтового ящика и украсть вашу личность. Они могут украсть его из вашей корзины. о нет! Конечно, как только они увидят счет, они могут понять, что им нечего воровать. Бумага неудобна. Стопки бумаги накапливаются и должны быть обработаны. Если вы ненавидите беспорядок, вы ненавидите бумагу. Вы ненавидите хлопот открытия бумажного конверта и чтения счета. Вы могли бы получить papercut! Прежде всего, безбумажный лучше для окружающей среды.

Меньше бумаги означает меньше убивать деревьев.

У всех этих преимуществ есть доля правды. Вор может украсть информацию из вашего почтового ящика и вызвать проблемы. Они могут получить номера счетов и использовать их в мошенничестве с социальной инженерией. Бумага накапливается. Я знаю, что должен регистрировать эти вещи каждый месяц. Я также уважаю экологические аспекты электронных заявлений. Я перерабатываю все, и я ненавижу нежелательную почту.

Мягкие продажи и жесткие продажи, чтобы вы переключились

Некоторые продавцы дают мягкую продажу. Они внесут меня в рисунок для бесплатных продуктов или услуг. AT & T недавно сказал мне, что я могу получить множество баллов за свой счет, но только если я сделаю безбумажный счет. Несколько мест предложили мне кредиты или подарочные карты. Я все еще держался.

Труднее продать то, что я не могу загрузить финансовые данные в такие сервисы, как Mint или Quicken, если не стану безбумажным. Мой банк теперь взимает комиссию в размере $ 2,00, если я хочу получать выписки каждый месяц. Я думаю, что бумага действительно дорогая для них.

Аргумент против безбумажного биллинга

Национальный центр права потребителей (NCLC) анализ безбумажного биллинга и нашел концепцию не дружественной к потребителю. Некоторые из причин очевидны, такие как доступ к широкополосной связи и техническая подкованность пожилых потребителей.

Даже технически подкованным нужно с осторожностью относиться к безбумажному выставлению счетов. Мы все завалены электронной почтой. На первый взгляд вы не можете определить, является ли это счетом или рекламным предложением по электронной почте. Если вы не будете осторожны, чтобы отказаться от маркетинговых сообщений, ни вы, ни ваш спам-фильтр не смогут заметить разницу.

Говоря о малости, поскольку все больше людей проверяют электронную почту на мобильных устройствах, эти заявления труднее читать. Если ваш безбумажный счет - это просто PDF-файл, вам понадобятся необычайное зрение или устойчивые руки, чтобы ущипнуть и увеличить каждый заряд. Скорее всего, вы примете «хорошо выглядит» и перейдете к следующему письму. Если ваши счета оплачиваются автоматически, у вас нет особых оснований для того, чтобы читать свои заявления. Это «удобство» заставляет вас пропускать ошибки, которые стоят вам денег. Если бы вор проверял вашу кредитную карту, всегда ли вы могли видеть эту небольшую плату?

Бумажные счета напоминают нам, что счет должен быть. Когда вы получаете эту бумагу, у нее есть срок, о котором вам нужно позаботиться. Вы можете разместить его в холодильнике или поручить его супругу или бухгалтеру. Беспорядок и обработка или бумага - это особенность, а не ошибка. Эта функция помогает членам семьи пожилых потребителей отслеживать счета.

Наконец, NCLC указывает, что бумага является постоянной записью вашей учетной записи. Когда есть спор, у вас есть моментальный снимок. Если они делают ошибку, у вас есть доказательство того, что вы оплатили счет. Если вы прошли аудит, у вас есть бумажные копии всего. Если потребитель уходит из жизни, эта постоянная запись помогает членам семьи найти пропавшие учетные записи.

Когда данные учетной записи являются электронными, они подвергаются всем рискам компьютеров и электронной почты. Если вы потеряете доступ к своей электронной почте из-за хакера или взлома пароля, вы пропустите эти электронные счета. Продавцы отмечают, что физическая почта представляет собой риск. У вас больше шансов на то, что письмо будет взломано или перехвачено, чем кто-либо отправит на вашу почту. Если мы возьмем такой сценарий скончавшегося члена семьи, то на его электронную почту могут уйти недели. Физические счета и заявления будут продолжать поступать, и любой может их открыть.

Даже если вы прилежны и сохраняете PDF-файлы всех своих счетов, их будет сложно найти. Большинство утверждений, которые я загружаю, имеют общие названия, такие как «Statement_03_05_16» или что-то еще загадочное. Я могу использовать Spotlight на своем Mac, чтобы найти их, но это не всегда так.

Мой ужасный опыт с безбумажным биллингом

У меня есть несколько. Я начну с обработки кредитной карты для моего бизнеса. Эта компания не предоставила возможность для физических заявлений. Они все онлайн. Однажды они случайно решили закрыть мой аккаунт. Я не уверен почему, но я думаю, что это как-то связано с замораживанием безопасности, которое я поставил в кредит. Я потерял доступ ко всем моим предыдущим депозитам. Я не примирился в течение нескольких дней и был заблокирован из моей информации. Я не знал, кто заплатил за мой бизнес. Лучшее, что может сделать перерабатывающая компания, это сообщить мне по телефону. Мне также нечего было подарить моему бухгалтеру на конец года. К счастью, все было в Quickbooks, и у меня были наши внутренние квитанции, чтобы воссоздать все. Этот инцидент должен был научить меня делать PDF-выписки из моих счетов, но этого не произошло.

После того, как Costco перешел с American Express на Citibank, меня снова обожгли безбумажные счета. Я был усердным и каждый месяц получал свои PDF-файлы. Потом я занялась и забыла на несколько месяцев. Когда я пошел, чтобы загрузить его, я попал на этот экран.

К счастью, эта информация была на счету Ситибанка, поэтому кризис был предотвращен. Этот инцидент заставил меня кричать на мой компьютер (и меня самого) о том, что я несу ответственность за безбумажные расчеты.

В другой раз у меня возник спор с кабинетом моего врача. Они поменяли биллинговые компании. Внезапно у меня был счет 4 года назад, они говорят, не заплатили. Тогда они угрожали коллекции. Я, конечно, не мог получить доступ к старой биллинговой системе онлайн, хотя они заявили, что могут. Только когда я отправил им по факсу копию счета, они сняли обвинение. Мне пришлось отправить по факсу, потому что они не принимают электронную почту, хотя счета отправляются по электронной почте. Пойди разберись.

Моя ситуация не уникальна. Когда вы закрываете учетную запись, вы обычно теряете доступ к этой исторической информации. Если позже вы обнаружите проблему, например, завышенную цену, у вас могут возникнуть проблемы с доказательством своей невиновности. У моего друга была эта проблема при возвращении телеприставки его кабельной компании. Его счет был настроен на автоматическую оплату через его банк, а его последний счет был лишним 200 долларов. Он попытался позвонить в кабельную компанию, но у него не было номера счета, и они не смогли найти никакой информации о нем. Только представитель отдела обслуживания клиентов мог найти активных клиентов. Только когда дело дошло до коллекций, он решил его.

Правильный способ принимать безбумажные счета

Если это не стоит вам, избегайте их

Как эколог, я ненавижу лишнюю бумагу. По всем причинам, упомянутым выше, и деталям в статье NCLC, я всегда выбираю бумагу. Никакая взятка не убедит меня перейти. Если вы заставите меня заплатить, я, вероятно, уступлю. Я уничтожу и переработаю эти заявления через несколько лет, так что я все еще в некотором роде.

Отказ от маркетингового сообщения и создание почтовых фильтров

Одной из проблем с заявлениями по электронной почте является сортировка законных транзакционных сообщений из рекламных сообщений. Проверьте политику каждой компании в отношении маркетинговых сообщений и отказаться или отказаться от подписки от столько, сколько вы можете. Не отмечайте их как спам в своей почтовой программе; Ваша почтовая программа может рассматривать все сообщения от них как спам. Это означает, что вы пропустите свое заявление.

Как правило, сообщение электронной почты с вашим заявлением будет иметь такую ​​же строку темы. Я отмечаю это сообщение, чтобы никогда не входить в нежелательную почту. Я настроил Gmail на присвоение этому сообщению пользовательского ярлыка и звездочки, поэтому я всегда буду проверять его.

Настройка напоминаний для загрузки (и оплаты) счетов

Если вы занимаетесь безбумажным биллингом, вы не получите в почтовом сообщении напоминание о том, что счет должен быть оплачен. Поскольку многие люди совершают автоматические платежи посредством банковского чека или кредитной карты, вы можете полностью игнорировать этот ежемесячный отчет. Не делайте эту ошибку. Вы рискуете пропустить проблемы со своей учетной записью.

Вместо этого рассматривайте это ежемесячное электронное письмо как встречу в календаре. Установите его в качестве повторяющейся встречи, чтобы загрузить свои заявления от поставщика. Если они отправят вам счет по электронной почте, и вам нечего будет скачивать, превратите это письмо в PDF-файл и загрузите его на свой компьютер. Хранить его в электронной почте недостаточно безопасно, если вы можете потерять доступ к своей учетной записи электронной почты. Каждый месяц вам необходимо скачать выписку. В противном случае вы столкнетесь со всеми потенциальными проблемами, упомянутыми ранее. Вам не нужно их печатать, но вы не можете просто верить, что информация будет доступна, когда она вам понадобится. Вот почему вам нужно взять под контроль.

У моего пенсионного инвестиционного счета нет счета как такового, но есть ежемесячная выписка. Я устанавливаю напоминание каждый месяц, чтобы загрузить эту информацию. Хотя они пишут мне по электронной почте, чтобы напомнить мне, чтобы загрузить мое заявление, мне нравится быть активным.

Сортировать и классифицировать загруженные заявления

После того, как я загружаю отчет, я в следующий раз изменяю имя загруженного файла. Вы можете создать свою собственную стратегию, но моя - это имя поставщика, затем последние четыре номера счета и дата. Например, моя выписка из банка может быть Bank_1234_01_12_16.pdf. Затем я создаю папку для каждой учетной записи и перемещаю ее туда. Я получил пятно и использовал орешник переместить их в папку на основе продавца.

Сделайте резервную копию вашего компьютера

Я знаю, что ты был сказал это много раз, но мы могли бы повторить это. Хотя ваши бумажные записи вряд ли будут уничтожены, ваш жесткий диск может выйти из строя или ваш компьютер может быть поражен вирусом. Если вы не сделаете резервную копию, у вас не будет этих исторических данных выписки, если они все электронные.

Попробуйте программное обеспечение для управления финансами, как Mint или Quicken

Даже если у вас есть загруженные отчеты, может быть трудно найти транзакцию. Мне нравится дополнительная безопасность, что онлайн программа проверяет мое заявление для меня. Когда у меня возникли проблемы с учетной записью Costco, я смог найти то, что мне нужно, в Mint.

Принять то, что вы не можете изменить

Все больше компаний переходят на эту безбумажную стратегию, перенося бремя управления учетной записью на вас. Если вы сделаете свою часть управления этими заявлениями, вы защитите свои активы. Безбумажный не безопаснее и удобнее, чем бумага, но это неизбежное перераспределение затрат.