Как создать процесс управления контентом с Trello: Social Media Examiner

Вы разрабатываете сразу несколько частей контента?

Ищете лучший способ организовать свой контент и управлять им?

Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или в команде, которая управляет контентом для клиентов, важно иметь система на месте, чтобы гарантировать, что все, что вы публикуете, управляется должным образом от идеи до продвижение.

В этой статье вы узнайте, как управлять своим контентом с Trello.

Послушайте эту статью:

Где подписаться: Подкаст Apple | Подкасты Google | Spotify | RSS

Прокрутите статью до конца, чтобы найти ссылки на важные ресурсы, упомянутые в этом выпуске.

# 1: Создайте учетную запись Trello

Для начала вам необходимо создать бесплатную учетную запись Trello. К счастью, бесплатная учетная запись предлагает все функции, которые вам понадобятся. управление содержанием.

# 2: узнайте, как структурировать Trello

После входа в систему вы можете создать следующего в качестве бесплатного владельца учетной записи.

Ты можешь создавать неограниченное количество команд для организации определенных групп проектов.

Например, с точки зрения управления контентом вам может понадобиться следующее:

• Если у вас большая компания, создайте несколько команды так что каждая команда имеет свой собственный набор досок для управления собственными блогами, такими как блог группы продаж, блог группы маркетинга, блог группы разработчиков, блог группы поддержки и т. д.
• Если у вас есть агентство, создайте несколько команд, чтобы одна команда представляла блог вашего агентства, а остальные команды - блоги ваших клиентов.
• Если вы являетесь владельцем малого бизнеса, создайте одну команду для своего личного блога и одну команду для своего деловой блог.

Ты можешь добавлять неограниченное количество участников в свой аккаунт в рамках созданных вами команд.

Вы также можете создавать неограниченное количество досок. Доски могут быть видны определенным участникам, определенным командам или публично всем, у кого есть ссылка. Члены, имеющие доступ к доске, могут подписаться на нее и получать уведомления о любых изменениях в доске.

На каждой доске вы можете иметь неограниченное количество списков. Члены с доступом к доске могут подписаться на определенные списки, чтобы получать уведомления, когда что-либо в списке было обновлено.

В каждом списке вы можете иметь неограниченное количество карточек и назначать их участникам. Карты могут иметь сроки выполнения, несколько ярлыков и основное описание.

Они также могут содержать ветку обсуждения, в которой вы можете упоминать конкретных участников, включать несколько вложений и контрольных списков с элементами задач, которые можно датировать, и быть связанными с конкретными участниками.

Как видите, в Trello есть много вариантов организации системы управления контентом, от простых до очень сложных. Последние два скриншота взяты из примеров досок управления контентом для собственного редакционного календаря Trello.

Вы также можете просматривать публичные примеры Редакционный календарь ReadWrite, The Еженедельный бюллетень журнала изменений, Управление гостевым писателем WP Curve, а также Идеи публикации в блоге Buffer.

Вот несколько способов использовать Trello для управления собственным контентом.

# 3: Создайте простую идею и доску обработки

Если вам или группе людей нужно управлять идеями, использовать Trello для создания доски управления идеями. Сделать это, нажмите на значок + рядом с фотографией вашего профиля, чтобы добавить новую доску.

потом назовите доску и (необязательно) свяжите ее с командой.

Внутри вашей доски вы можете добавьте столько списков, сколько хотите, в зависимости от того, как вы планируете организовать свой контент. Например, если у вас есть идеи контента для Сообщения в блоге, электронные книги, видео, а также подкасты, создать список для каждого типа контента. Затем создайте один список для In Progress, один список для In Review и один список для Published.

Ты можешь используйте свои списки, чтобы указать, где находится контент, и используйте цветные метки. Например, используйте зеленый для сообщений в блогах, желтый для электронных книг, оранжевый для видео и красный для подкастов..

Или вы можете используйте свои списки как тематические категории и свои карточки как конкретные идеи. потом иметь один список для In Progress, один список для In Review и один список для Published.

Дело в том, что правил нет. Вопрос лишь в том, какую настройку вам и вашей команде легче всего понять и управлять ею.

Помните, что по мере роста ваших карточек и списков они постепенно исчезают с экрана. Следовательно, вы можете легко забыть о картах внизу списка и списках в конце доски, если с ними не обращаться аккуратно. Так что имейте это в виду при организации.

# 4: Пригласите авторов заявить о темах

Если у вас есть штатные писатели, писатели-фрилансеры, приглашенные блоггеры или другие авторы, это важно назначать темы авторам или разрешать авторам заявлять права на темы, которые им наиболее интересны, в зависимости от ваших предпочтение. В противном случае эти темы никогда не получат развития.

Чтобы назначать темы авторам или чтобы авторы утверждали темы, авторы должны быть членами доски с обычными настройками, чтобы они могли просматривать и редактировать карточки. Чтобы добавить участников в свою доску, нажмите ссылку Показать меню под фотографией вашего профиля на доске и нажмите кнопку «Добавить участников». потом пригласить участников, введя их имя или адрес электронной почты.

Если у них уже есть учетная запись Trello, они появятся автоматически. Если нет, Trello предложит им создать бесплатную учетную запись. Когда они станут членами правления, вы сможете добавить их в качестве участников карточки для назначения теме содержания.

Ты можешь увидеть всю активность участников и администраторов на форуме, нажав на ссылку Показать меню под фотографией своего профиля. Этот журнал активности нельзя редактировать, и он показывает вам все, что происходит с карточками, включая архивирование карточек другими администраторами.

Если вы разрешаете авторам заявлять права на темы, убедитесь, что вы создать правила, например, авторы не могут претендовать на более чем определенное количество тем, и эти темы должны быть сданы в течение определенного периода времени. Вы даже можете захотеть укажите, что, когда автор заявляет о теме, он или она должен установить срок сдачи на определенное количество дней.

В противном случае писатель может заявить о горячей теме, но никогда не раскрывать ее. Затем другой писатель пропускает тему, а ваш блог пропускает освещение.

если ты назначать темы писателям, обязательно использовать функцию срока выполнения. Это дает понять, когда тема должна быть включена в ваш список.

# 5: используйте шаблоны карточек

Хотите выйти за рамки простого добавления идей по темам в карточки? Почему бы не создать шаблон карточки, который будет использоваться для каждой части содержание что идет в производство? Это гарантирует, что вы следовать определенному процессу для каждого фрагмента контента, который создается для вас или ваших клиентов.

Ты мог бы начните со списков ваших шаблонов, идей контента, в процессе, на рассмотрении, публикации и продвижении.

Ваш шаблон сообщения в блоге, например, будет включите контрольные списки, чтобы убедиться, что сообщение в блоге соответствует стандартам и что процедуры продвижения реализуются после публикации сообщения.

После того, как сценаристы выберут идею контента, редакторы контента могут используйте кнопку Копировать на карточке шаблона сообщения в блоге, чтобы создать копию этого шаблона и добавить его в список «Выполняется»..

Оттуда они могут добавить участника и назначение срока, а также иметь карточку, посвященную этому конкретному сообщению в блоге. Затем каждый участник может обновить дату выполнения в соответствии с процессом.

Например, как только авторы отправили черновик, они знают, что нужно изменить срок сдачи на пять дней вперед и назначить его для проверки конкретному редактору, когда они переместят его в список «На рассмотрении».

Получив его, редакторы могут назначить его на определенную дату публикации, а затем назначить его конкретному участнику для продвижения.

Ты можешь создавать аналогичные шаблоны для дополнительных типов контента, чтобы каждый фрагмент контента проходил строгий процесс для обеспечения качества и доступности после публикации.

# 6: Используйте комментарии и вложения по мере необходимости

Trello позволяет вам иметь до 10 МБ прикрепленных файлов с бесплатными учетными записями. Я лично знаю, что некоторые из моих сообщений превышают этот лимит в зависимости от количества изображений.

В зависимости от типа создаваемого вами контента вы можете хранить вложения контента в карточках Trello сами, или вам может понадобиться использовать сторонние сервисы, такие как Google Диск, чтобы не выходить за пределы бесплатного аккаунта Trello.

Если вы используете Гугл драйв, он позволяет вам делиться ссылками на документы в комментариях вашей карточки Trello, чтобы гарантировать, что все обсуждения каждого фрагмента контента содержатся в карточке.

Это может быть полезно, если вы ищете контактную информацию для конкретной ссылки или цитаты. Причины, по которым вы решили внести в сообщение определенное изменение или другие детали, которые могут пригодиться в будущем содержание.

В заключение

Как видите, Trello предлагает мощную систему управления контентом, независимо от того, ищете ли вы простое место для хранения идей или систему, гарантирующую, что каждый элемент содержание ваша продукция соответствует определенным стандартам.

Как вы думаете? Вы используете Trello для управления контентом? Какой у вас был опыт? Дайте нам знать об этом в комментариях!