Как написать политику в социальных сетях, чтобы расширить возможности сотрудников: специалист по социальным медиа

Есть ли у вашей компании политика в отношении социальных сетей?

Не понимают ли сотрудники, что им можно, а что нельзя публиковать?

Политика в отношении социальных сетей должна соответствовать требованиям компании и законодательства, но должна включать в себя открытые возможности для сотрудников поддерживать ваши усилия в социальных сетях.

В этой статье вы узнайте, как создать политику в социальных сетях, которая способствует участию сотрудников.

Почему политика в отношении социальных сетей?

Исследования показывают, что большинство сотрудников готовы делиться информацией о компании - они просто не знают, чем поделиться, потому что не хотят попасть в неприятности.

Конструктивная политика компании в отношении социальных сетей отвечать на вопросы и поощрять сотрудников добавлять поддержку в социальных сетях при любой возможности.

Цель этой статьи - помочь вам разработать доброжелательную, а не подавляющую политику. Вот девять компонентов эффективной, расширяющей возможности политики в отношении социальных сетей.

# 1: подумайте о корпоративной культуре

Ваша корпоративная культура создавалась годами. Он определяет убеждения, поведение и ожидания компании. Имейте это в виду, когда готовитесь написать (или переписать) политику в отношении социальных сетей.

Узнайте, какие другие политики компании (например, HR и ИТ) могут пересекаться с вашими новыми усилиями в социальных сетях..

Независимо от того, охватывают ли эти существующие политики конфиденциальную информацию, оскорбления, технологии, ведение документации или другие действия, убедитесь, что вы знать, какие из них вы собираетесь интегрировать в принципы социальных сетей.

Теперь возникает вопрос, как вы планируете объединить эти (возможно, строгие) политики с новой политикой, призванной стимулировать более активное участие сотрудников в социальных сетях?

Существующие ожидания компании должны быть перенесены в новую политику, чтобы избежать путаницы, чрезмерного распределения и рисков компании.

# 2: Получите поддержку со стороны руководства и ведомства

Назначьте встречу и пригласите основных заинтересованных лиц внутри вашей организации и делегатов из необходимых отделов. Как минимум, убедитесь, что иметь представителей кадровых, юридических, коммуникационных и информационных технологий.

Во время встречи обсудить процесс написания и утверждения политики. Подчеркнуть потенциал социально активных сотрудников- важность обмена объявлениями о продуктах и ​​запусках, возможное прослушивание на переднем крае, участие и обмен объявлениями о найме.

Подчеркните свою точку зрения, поделившись историями успеха предприятий с социально уполномоченными сотрудниками, такими как Dell, Cisco или другими людьми, имеющими отношение к вашей нише.

# 3: Определите объем

Хорошо составленная политика начинается с твердого плана. Определение объема вашей политики в отношении социальных сетей направляет весь процесс и любые последующие изменения.

Ответьте на следующие вопросы: хочет ли компания, чтобы несколько политик касались различных отделов и сетей; один комбинированный подробный полис; или одна общая политика, применимая к компании в целом?

Как вы решаете, помните, что политика, которую вы пишете, предназначена для «обычных сотрудников. » Должна быть отдельная политика, которая применяется исключительно к команде социальных сетей (с дополнительной свободой действий, поскольку они возглавляют проекты). Политика команды социальных сетей должна включать как минимум руководство по стилю, сборник правил и внутреннюю стратегию.

Вы можете исключить эти специальные положения из своей общей политики, чтобы она была краткой.

# 4: Исследование государственных и федеральных законов

Чтобы понять, как законы штата и федеральные законы влияют на политику вашей компании в отношении социальных сетей, нужно время, но это необходимо. Вы же не хотите, чтобы вас оштрафовали за нарушение закона.

Изучите NLRB и другие федеральные законы о труде, которые могут защитить сообщения в социальных сетях.. У Федеральной торговой комиссии есть правила о том, как раскрывать информацию для одобрения, обзоров и других ситуаций, когда продукт или оплата производятся для упоминания в социальных сетях. Прочие законы запретить оговорки о неунижении в онлайн-контрактах с клиентами.

Следите за проблемами со стороны заинтересованных сторон и руководителей отделов. Например, когда некоторые компании разрабатывают политику в отношении социальных сетей, они заявляют, что им необходим доступ к личным именам пользователей и паролям сотрудников в социальных сетях для обеспечения конфиденциальности компании.

Восемнадцать штатов приняли законы, запрещающие работодателям запрашивать имена пользователей или пароли: Мэн и Висконсин (2014 г.); Арканзас, Колорадо, Иллинойс, Невада, Нью-Джерси, Нью-Мексико, Орегон, Юта, Вермонт и Вашингтон (2013 г.); Калифорния, Делавэр, Иллинойс, Мэриленд, Мичиган и Нью-Джерси (2012).

Национальная конференция законодательных собраний штатов содержит некоторые из лучших подробностей о государствах, принимающих и рассматривающих эти законы. Национальный совет по трудовым отношениям «Защищает права сотрудников действовать сообща для решения проблем на работе, с профсоюзом или без него, включая обсуждения в социальных сетях для таких целей».

Коротко, обязательно поговорите со своим юридическим отделом, чтобы убедиться, что вы не нарушаете права сотрудников.

# 5: Уточните правила политики

Ваша цель, конечно же, дать сотрудникам возможность быть активными в социальных сетях каналы и поддержать компанию положительно. По мере продвижения вы можете обнаружить, что сотрудники часто готовы помочь поделиться информацией о компании, но могут не знать, чем и как поделиться.

Ты можешь помочь им, прояснив известные проблемы и задав им дополнительные вопросы о социальных сетях.

Краудсорсинг этих вопросов гарантирует, что все будут на одной странице. Например, вы можете подумать, что у сотрудников есть вопросы о том, следует ли делиться определенными веб-страницами, хотя на самом деле у них есть более простые вопросы - нравится ли им страница компании в Facebook? Может ли компания видеть или санкционировать их личные сообщения?

Ответьте на самые частые вопросы в вашем документе.

# 6: адрес профессионального и личного использования

Существует множество вопросов, которые следует учитывать в отношении профессионального и личного использования социальных сетей. Когда сотрудники могут использовать социальные сети в течение рабочего дня? Разрешено ли им публиковать личные обновления в рабочее время (например, во время обеда или в перерыве)?

Определите степень допустимого использования социальных сетей в офисе. Некоторые компании имеют двойную политику в зависимости от типа сотрудников - например, специалисты по бэк-офису и административные специалисты могут использовать социальные сети в рабочее время, а сотрудники с почасовой оплатой - нет.

Департаменты, непосредственно занимающиеся маркетингом в социальных сетях, должны иметь положения, позволяющие им получать доступ к каналам социальных сетей по мере необходимости.

Определите, нужно ли сотрудникам раскрывать свою связь с компанией при публикации информации о компании.. Включите приемлемые стандарты публикации для людей, которые могут рассматриваться как представители вашей компании в социальных сетях.

Поощряйте соответствующие личные обновления (в нерабочее время) при включении рекомендаций компании. Помните, что вы не можете регулировать, чем сотрудники занимаются в свободное время, но вы можете вносить предложения.

# 7: Будьте короче

Пока вы консультировались с ключевыми игроками; исследовал политику компании, законы штата и федеральные законы; собранные вопросы сотрудников; и установленные правила использования социальных сетей в рабочее время.

Так много информации можно легко заполнить одной или двумя папками. Для вашей обширной политики это нормально - и вы должны иметь ее копию в соответствующих отделах.

Однако, если вы распространите эту всеобъемлющую политику среди сотрудников, маловероятно, что они ее прочитают - она ​​окажется где-то на полке и пылится.

Что еще более важно, если руководство по работе с социальными сетями занимает более двух страниц, большинство сотрудников, вероятно, будут сбиты с толку и с меньшей вероятностью будут участвовать в работе компании в социальных сетях.

Отгонять больше политику в короткие, простые для понимания инструкции. Фактически у Форда есть одна страница который охватывает самые важные части общей политики.

KPG создала четырехминутное видео, в котором объясняются их принципы работы в социальных сетях. Первые две минуты знакомят сотрудников с социальными сетями и тем, как они используются для важного общения с клиентами. На отметке 2:30 они лаконично заявляют, как представлять компанию на этих каналах.

Мой совет по уменьшению размера вашей политики: вместо того, чтобы включать конкретные правила о конфиденциальности, преследовании или другие области, уже охваченные существующими политиками, кратко упомяните их и побудите сотрудников прочитать эти политики по отдельности.

Избегайте сложных правил, чтобы сотрудники были наделены полномочиями, а не запутались.

# 8: Обучайте сотрудников

Даже после того, как вы распространите краткую версию своих правил работы с социальными сетями, вам нужно будет не торопитесь обучать сотрудников.

Это обучение, несомненно, включать откровенное обсуждение ограничений. Избавьтесь от любого воспринимаемого негатива, включив в него вдохновляющие и вдохновляющие элементы.

Сделайте социальные сети актуальными для сотрудников, объяснив, что это действительно полезно для бизнеса.- это помогает ускорить циклы продаж и повысить процент закрытия. Сотрудники могут не осознавать, что среднестатистическому пользователю Facebook за 40, а не за 14.

Включение этих элементов помогает мотивировать сотрудников начать работу в социальных сетях.

# 9: Запустите политику в отношении социальных сетей

Вам нравится торт? Конечно, всем нравится. Устройте вечеринку по запуску политики в социальных сетях, чтобы заинтересовать людей и повысить осведомленность о вашем новом внимании к вовлеченности сотрудников.

Выдавайте призы людям, уже вовлеченным в соцсети.. Ты даже можешь геймифицировать участие, создав трекер социальных сетей в Интранете. Узнавайте ведущих звезд социальных сетей в электронных письмах компании или отправляйте призы (если у вас есть бюджет).

если ты сделать это весело, люди захотят поучаствовать!

К тебе

Разработка политики в отношении социальных сетей, которая отвечает корпоративным и юридическим ограничениям, расширяет возможности сотрудников и является короткой и приятной, - это довольно сложная задача.

Управление его развитием требует прислушивания к мнению ряда участников и выделения важных частей в краткая, понятная политика, которая снижает риски для компании и дает сотрудникам свободу поддерживать Компания.

Новая политика может стать призывом к помочь сотрудникам организации понять социальные сети, повысить активность и помочь создать более социально активную компанию.

Что вы думаете? Вы разработали политику компании в отношении социальных сетей? Какие предметы вы включили? Дайте нам знать в комментариях ниже!