Что такое файлы Outlook PST и зачем их использовать... или нет?
Microsoft Office Безопасность Microsoft Outlook 2016 Outlook 2013 Тихоокеанское стандартное время Windows Xp / / March 17, 2020
Почти все, с кем я общаюсь на работе, жалуются на размер их корпоративной электронной почты. Обычно это не проблема (но люди все еще жалуются), потому что, когда почтовый ящик приближается к своему пределу, большинство почтовые серверы (например, Microsoft Exchange) будут предупреждать пользователя, чтобы они могли очистить почтовый ящик до того, как сервер Применяет их ограничения по размеру путем ограничения отправки / получения с сервера.
Теперь это все хорошо и Денди, пока... вы уезжаете в отпуск на несколько дней, эти предупреждения о размере электронной почты приходят и уходят, а затем KABOOM !!! Ваш почтовый ящик заполнен, и вы больше не можете отправлять / получать электронную почту со своего мобильного телефона или даже OWA (Outlook Web Access) по этому вопросу. Мне звонили миллион раз. Мой iPhone не может отправлять электронные письма, помогите!
- Так что делать?
- Есть ли решение для этих почтовых ящиков недостаточного размера?
- Что я должен сделать, прежде чем уйти в отпуск?
Теперь я познакомлю вас с печально известной (согласно IT) Outlook PST файл.
Что такое Outlook .PST файлы?
- Файлы данных Outlook или файлы Microsoft Outlook .PST (как они более известны) могут быть созданы с помощью Microsoft Outlook для перемещения или копирования электронной почты и вложений из учетной записи почтового ящика сервера в локальную ПК. По сути, это локальный файл архива или хранилища, который вы создаете для хранения электронной почты и вложений на жестком диске вашего компьютера, USB-накопителе или общем сервере (в зависимости от того, где вы его создали и храните).
Сколько вы можете хранить в Outlook. PST файлов?
- До Outlook 2003/2007 файлы .PST могли хранить только 2 гигабайта электронной почты и вложений. В Outlook 2003 и Outlook 2007 изменился формат, позволяющий по мере необходимости увеличивать размер файлов .PST до размера более 20 гигабайт, если это не значение по умолчанию. конфигурация изменена.
- Честно говоря, не позволяйте им получить 20 концертов. Это много Лучше, чтобы ваши файлы .PST не превышали нескольких гигабайт. Если вам нужно больше места для хранения, создайте новый файл .PST вместо создания огромный .PST архивы. Чем больше файлы .PST, тем выше вероятность повреждения и потери данных (плюс тем сложнее будет создать резервную копию плохих парней). Вы можете прикрепить столько .PST файлы в ваш клиент Outlook, так как вам нужно, поэтому просто логически разделите вашу электронную почту между несколькими файлами .PST, если вам нужно хранить более нескольких старых гигов Эл. адрес.
- СОВЕТ. Если вы используете файлы .PST для архивирования старой электронной почты, сожмите их после копирования в них всех старых данных. Электронная почта обычно представляет собой просто текст, поэтому она ОЧЕНЬ хорошо сжимается.
Как я могу создать файлы Outlook .PST?
- Это легко, вот несколько руководств для Outlook 2007, 2013 и 2016.
Зачем использовать / создавать файлы .PST? Преимущества?
Размер почтового ящика
- Помните первый абзац этой статьи? Большинство администраторов электронной почты ограничивают размер корпоративных почтовых ящиков. Чем больше почтовый ящик, тем больше дискового пространства им нужно, тем больше им нужно резервных копий и тем больше ВРЕМЕНИ им требуется для выполнения этих резервных копий.
- Если ваш почтовый пакет (как и я), 200-мегабайтный почтовый ящик просто не сможет его сократить. Вот где приходят файлы .PST. Просто создайте файл .PST и перетащите туда свою электронную почту. Они работают так же, как обычная папка почтового ящика в Outlook. Перетащите. Это просто!
Форум>. - Последние версии Windows Search индексируют ваш почтовый ящик и все локальные файлы .PST (настраивается) которые обеспечивают практически мгновенный доступ ко всем электронным письмам через функции поиска, встроенные в Microsoft Перспективы.
Резервное копирование и аварийное восстановление
- Если у вас нет (или вы не доверяете) администратора электронной почты, который регулярно выполняет резервное копирование вашего почтового сервера, то копируйте свою электронную почту (да, вам не нужно ПЕРЕМЕЩАЙТЕ почту в файлы .PST, вы также можете скопировать ее) в локальный файл .PST - это быстрый и простой способ обеспечить восстановление электронной почты на сервере DR. сценарий.
портативность
- Файлы .PST делают электронную почту переносимой. Например, допустим, вы хотите переместить электронную почту из одного почтового ящика в другой. Например, возможно, вы меняете работу и хотите принести старую электронную почту. Или, возможно, вы меняете хост-провайдеров. ИЛИ, может быть, вы хотите скопировать свою личную и рабочую электронную почту в файл .PST, сохранить его на небольшом USB-накопителе и всегда иметь при себе. Как я уже сказал, файлы .PST делают почту очень переносимой. И да, также как и учетная запись GMAIL, но эта статья не о GMAIL :)
Безопасность
- Знаете ли вы, что практически невозможно отследить / проверить, читает ли ваш сотрудник / отдел ИТ вашу электронную почту? Перемещение «конфиденциальных» или «конфиденциальных» сообщений электронной почты с сервера электронной почты / сервера Exchange в локальный файл .PST повышает уровень безопасности.
- Замечания: Большинство ИТ-отделов имеют возможность извлекать ваши файлы .PST, даже если вы не знаете об этом прямо со своего жесткого диска на работе. Из-за этого крайне важно применять дополнительную защиту на жестком диске вашего компьютера. Я напишу статью на эту тему в ближайшее время, но сейчас, посмотрите на это статья. Это немного «GEEKY», поэтому я скоро добавлю статью, которая объясняет несколько вариантов защиты файлов .PST.
Каковы недостатки использования файлов .PST?
Удаленный доступ
- Однажды почта переехал в файл .PST он больше не будет доступен на сервере с помощью приложений удаленного доступа, таких как OWA или мобильные телефоны, которые синхронизируются с вашим почтовым ящиком. Чтобы получить доступ к электронной почте в файлах .PST, вам нужно будет использовать полный клиент Microsoft Outlook. Небольшой USB-накопитель может помочь в этих ситуациях. Однако это все же не так удобно, как оставлять электронную почту на сервере.
Людям не нравятся вы, и возможно, вы потеряете работу
- Файлы .PST с течением времени (в зависимости от того, сколько электронной почты вы получаете / храните) могут занимать ОЧЕНЬ много места на вашем локальном компьютере или общем ресурсе сервера, в зависимости от того, где вы их храните. ИТ-специалисты ненавидят все, что заставляет их работать над чем угодно, если только они не создают свое резюме, поэтому размещение большого количества данных где-то, что потребует от них покупки большего дискового пространства, расстраивает их.
- Корпоративному юридическому отделу и большинству отделов управления записями не нравятся файлы .PST, поскольку они позволяют конечному пользователю легко игнорировать или обходить корпоративные политики хранения / уничтожения документов.
- Группам по корпоративной информационной безопасности также не нравятся файлы .PST, потому что если Legal когда-либо попросит их восстановить данные по иску или повестке в суд, файлы .PST могут привести к чрезмерным затратам и усилиям в отношении данных восстановление.
Производительность системы и мозга
- Чем больше у вас электронной почты, тем больше электронной почты вам и вашему компьютеру необходимо отслеживать и обрабатывать.
- Поскольку все больше электронных писем и вложений индексируются поиском Windows (или каким-либо другим почтовым / системным индексатором), ваш индекс будет больше, а поиск займет больше времени.
Итак, надеюсь, я ответил на все ваши вопросы о файлах Microsoft Outlook .PST и рассказал о некоторых плюсах и минусах высокого уровня. Но если я что-то пропустил, пожалуйста, оставьте комментарий или оставьте свой вопрос в моем Форум.