Используйте Google Sheets для отправки электронной почты на основе значения ячейки

Как

ПоРайан Дубе

Последнее обновление15 января 2019 г.

Для отправки электронного письма из Google Sheets необходимо использовать скрипт Google Apps. Но не волнуйтесь, если вы никогда ранее не создавали ни одного скрипта Служб Google, отправка электронной почты очень проста.

В следующем уроке вы узнаете, как проверить значение ячейки в Google Sheetsи, если значение превышает определенный пороговый предел, вы можете автоматически отправлять оповещения по электронной почте на любой адрес электронной почты, который вам нравится.

Есть много вариантов использования этого скрипта. Вы можете получить уведомление, если ежедневный доход в вашем отчете о продажах упадет ниже определенного уровня. Или вы можете получить электронное письмо, если ваши сотрудники сообщат, что они выставили счет клиенту за слишком много часов, в электронной таблице отслеживания проектов.

Независимо от приложения, этот скрипт очень мощный. Это также избавит вас от необходимости следить за обновлениями электронных таблиц вручную.

Шаг 1. Отправка электронного письма с помощью Google Sheets

Прежде чем вы сможете создать скрипт Служб Google для отправки по электронной почте из Google Sheetsвам также понадобится адрес электронной почты Gmail, к которому у скрипта Служб Google будет получен доступ к вашим электронным письмам с предупреждениями.

Вам также необходимо создать новую электронную таблицу, содержащую адрес электронной почты.

Просто добавьте столбец имени и столбец электронной почты и заполните их тем человеком, которому вы хотите получать оповещения по электронной почте.

Теперь, когда у вас есть адрес электронной почты для отправки оповещения, пришло время создать сценарий.

Чтобы попасть в редактор скриптов, нажмите инструменты, а затем нажмите Редактор скриптов.

Вы увидите окно скрипта с функцией по умолчанию, которая называется туРипсЫоп (). Переименуйте это в SendEmail ().

Затем вставьте следующий код в функцию SendEmail ():

// Получить адрес электронной почты. var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("Sheet1"). getRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Отправить уведомление по электронной почте. var message = 'Это ваше оповещение!'; // Второй столбец. var subject = 'Ваше оповещение в электронной таблице Google'; MailApp.sendEmail (emailAddress, тема, сообщение);

Вот как работает этот код:

• getRange и GetValues извлекает значение из ячейки, указанной в методе getRange.
• Вар сообщение и Вар тема определяет текст, который будет создавать ваше оповещение по электронной почте.
• MailApp.sendEmail Функция наконец выполняет функцию отправки электронной почты Google Scripts с использованием подключенной учетной записи Google.

Сохраните скрипт, нажав диск значок, а затем запустите его, нажав бегать значок (стрелка вправо).

Имейте в виду, что Google Script требует разрешения для доступа ваш аккаунт Gmail отправить письмо. Поэтому при первом запуске сценария вы можете увидеть предупреждение, как показано ниже.

Нажмите на Просмотр разрешенийи вы увидите еще один экран оповещения, который вам нужно будет обойти.

Это окно с предупреждением связано с тем, что вы пишете нестандартный скрипт Google Script, который не зарегистрирован как официальный.

Просто нажмите на продвинутый, а затем нажмите Перейти к SendEmail (небезопасно) ссылка на сайт.

Вам нужно будет сделать это только один раз. Ваш сценарий запустится, и на адрес электронной почты, указанный вами в электронной таблице, будет отправлено письмо, подобное приведенному ниже.

Шаг 2. Чтение значения из ячейки в Google Sheets

Теперь, когда вы успешно написали скрипт Google Apps, который может отправлять оповещения по электронной почте, пришло время сделать это оповещение более функциональным.

Следующим шагом, который вы узнаете, является считывание значения данных из электронной таблицы Google, проверка значения и выдача всплывающего сообщения, если это значение выше или ниже верхнего предела.

Прежде чем вы сможете это сделать, вам нужно будет создать еще один лист в таблице Google, с которой вы работаете. Назовите этот новый лист «MyReport».

Имейте в виду, что ячейка D2 - это та, которую вы захотите проверить и сравнить. Представьте, что вы хотите каждый месяц знать, упали ли ваши общие продажи ниже 16 000 долларов.

Давайте создадим скрипт Google Apps, который это делает.

Вернитесь в окно редактора скриптов, нажав инструменты а потом Редактор скриптов.

Если вы используете ту же электронную таблицу, у вас все еще будет SendEmail () функция там. Вырежьте этот код и вставьте его в блокнот. Тебе это понадобится позже.

Вставьте следующую функцию в окно кода.

function CheckSales () {// Извлечение месячных продаж var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); var ui = SpreadsheetApp.getUi (); // Проверка итоговых продаж if (monthSales <16000) {ui.alert ('Продажи слишком низкие!'); } }

Как работает этот код:

• Загрузить значение из ячейки D2 в monthSales переменная.
• В заявлении IF сравниваются ежемесячные продажи в ячейке D2 с 16 000 долларов США.
• Если значение превышает 16 000, код вызовет окно сообщения браузера с предупреждением.

Сохраните этот код и запустите его. Если он работает правильно, вы должны увидеть следующее предупреждение в вашем браузере.

Теперь у вас есть скрипт Google Apps, который может отправлять оповещения по электронной почте, и другой скрипт, который может сравнивать значение из электронной таблицы, вы готовы объединить два и отправить предупреждение вместо вызова предупреждения сообщение.

Шаг 3: Соединяем все вместе

Теперь пришло время объединить два сценария, которые вы создали, в один сценарий.

К этому моменту у вас должна быть электронная таблица с вкладкой Sheet1, в которой содержится получатель оповещения по электронной почте. Другая вкладка под названием MyReport содержит всю вашу информацию о продажах.

Вернувшись в Редактор сценариев, пришло время применить на практике все, что вы уже изучили.

Замените весь код в редакторе сценариев двумя функциями, отредактированными, как показано здесь.

function CheckSales () {// Извлечение месячных продаж var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); // Проверка итоговых продаж if (monthSales <16000) {// Получить адрес электронной почты var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). GetSheetByName ("Sheet1"). GetRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Отправить уведомление по электронной почте. var message = 'В этом месяце ваши продажи были' + monthSales; // Второй столбец var subject = 'Low Sales Alert'; MailApp.sendEmail (emailAddress, тема, сообщение); } }

Обратите внимание на правки здесь.

Внутри оператора IF просто вставьте SendEmail сценарий внутри CheckSales () функция, внутри скобки оператора if.

Во-вторых, объединить monthSales переменная до конца сообщения электронной почты, используя + персонаж.

Осталось только запустить функцию CheckSales () каждый месяц.

Для этого в редакторе скриптов:

1. Нажать на редактировать пункт меню, а затем нажмите на Триггеры текущего проекта.
2. В нижней части экрана нажмите на создать новый триггер.
3. Выберите CheckSales функция для запуска.
4. + Изменить Выберите источник события в с управлением по времени.
5. + Изменить Выберите тип времени на основе триггера в Таймер месяца.

щелчок Сохранить чтобы завершить триггер.

Теперь каждый месяц будет запускаться ваш новый скрипт, который будет сравнивать общую месячную сумму продаж в ячейке D2 с 16 000 долларов США.

Если его меньше, он отправит уведомление по электронной почте с уведомлением о низких ежемесячных продажах.

Как видите, сценарии Служб Google содержат множество функций в небольшом пакете. С помощью нескольких простых строк кода вы можете делать довольно удивительные вещи.

Если вы хотите поэкспериментировать еще, попробуйте добавить предел сравнения в 16 000 долларов в другую ячейку электронной таблицы, а затем прочтите это в своем сценарии, прежде чем проводить сравнение. Таким образом, вы можете изменить лимит, просто изменив значение на листе.

Изменяя код и добавляя новые блоки кода, вы можете опираться на эти простые вещи, которые вы изучаете, чтобы в конечном итоге создать несколько удивительных сценариев Google.