Повысьте свой рабочий процесс Outlook с помощью этих советов

Для новичков или профессионалов Microsoft Outlook включает в себя множество функций, которые можно использовать для повышения производительности. Вот несколько важных советов по улучшению рабочего процесса и производительности с помощью Outlook для Mac, Office 365 или веб-версий.

Правила настройки

Правила могут помочь вам автоматизировать управление вашими сообщениями, будь то блокировка нежелательной почты или перемещение определенных сообщений в папку. Например, вы можете переместить все сообщения от вашего босса в определенную папку, поэтому вы никогда не пропустите их. С полной версией Outlook вы можете создавать довольно сложные правила.

Вот простое правило, когда я перемещаю сообщения из папки получателя. Выберите сообщение от получателя, затем нажмите Дом затем нажмите вкладку Правила> Создать правило.

Поставьте галочку Из получатель, затем проверьте Переместить элемент в папку ». Выберите существующую папку или создайте новую. Выберите его и нажмите ОК. Вы можете запустить правило сразу или позже. Есть правила, которые вы можете настроить, чтобы получить оповещение при получении письма от определенного получателя или сообщения с определенными словами. Проверять, выписываться как переместить новые сообщения в определенную папку.

Также, расширенные правила были добавлены в Outlook.com Несколько лет назад.

Используйте цветовые категории и флаги

Используйте функцию «Цвет и категории», чтобы расставить приоритеты и сосредоточиться на том, что важно. Выберите сообщение и нажмите меню «Категоризация», затем выберите соответствующий цвет. Вы можете настроить эти цвета для конкретного значения. щелчок Категории> Все категории > выберите цвет и затем переименуйте. Команды клавиатуры также могут быть назначены, чтобы вы могли быстро пометить сообщение.

Флаг отслеживания также может помочь вам запомнить сообщения, на которые вы должны смотреть, когда у вас есть время. Когда вы помечаете сообщение электронной почты, оно будет отображаться в ваших списках задач и списках задач, поэтому вы можете не забыть посетить его.

Расписание с использованием отложенной доставки

Outlook позволяет вам задержать доставку электронной почты в определенное время суток. Эта функция удобна, если вы знаете, что получатель не получит ваше сообщение до определенного времени. Если вы знаете, что пользователь проверяет электронную почту около 3 часов утра, создайте новое сообщение и нажмите Задержка доставки кнопка под Параметры. Внесите соответствующие изменения в параметры доставки, такие как Не доставлять раньше Дата и время.

Создать папку поиска

Папка поиска - это мощный способ сортировать ваши сообщения и вносить некоторую рассудительность в ваш почтовый ящик. Например, вы можете создать папку поиска для почты, за которой вы хотите следить, или помечать сообщения от определенных людей, групп или списков.

Нажмите на скоросшиватель затем нажмите вкладку Новая папка поиска затем выберите тип папки поиска, которую вы хотите создать из одной из групп. Выберите почтовую папку и нажмите ОК. Папка поиска создается в области навигации. Любые сообщения, которые я выберу для отслеживания, будут доступны там, когда они мне понадобятся.

Установить уровень фильтра нежелательной почты

Нежелательная почта может замедлить, сколько продуктивных писем вы можете получить в течение дня. Используя Outlookks Junk Mail Filter, вы можете минимизировать его влияние. Перейдите на вкладку «Главная», затем выберите меню «Нежелательная почта» в группе «Удалить», затем нажмите «Параметры нежелательной почты».

Я рекомендую сначала начать с настройки Low и посмотреть, как она работает для вас. Если нежелательные сообщения слишком агрессивны, вы можете перейти к более высокой опции. В случае, если фильтр ошибочно помечает важное сообщение, я бы оставил флажок Безвозвратно удалить.

Создание резервных копий файла PST

Outlook - это система, и она тоже может выйти из строя. Сохранение исправной резервной копии вашей личной папки может обеспечить плавное восстановление в случае повреждения, сбоя системы или любой другой непредвиденной проблемы.

Файлы данных Outlook (PST), созданные с помощью Outlook 2013 или Outlook 2016, сохраняются на вашем компьютере в Документы \ Папка с файлами Outlook. Если вы выполнили обновление до Outlook на ПК или Mac, на котором уже были файлы данных, созданные в Outlook 2007 или более ранней версии, эти файлы будут сохранены в другом месте в скрытой папке по адресу C: \ Users \ пользователь \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Автономный файл данных Outlook (.ost) также сохраняется в C: \ Users \ пользователь \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. Большая часть данных остается на сервере; однако любые элементы, которые сохраняются локально, должны быть зарезервированы. Например, Календарь, Контакты, Задачи и любые папки, помеченные как Локальные. Подробнее о создании и резервном копировании папок PST читайте в следующих статьях:

• Как создать папку PST в Outlook 2016
• Создать папку PST в Outlook 2013
• Что такое папки Outlook PST и как их использовать?
• Восстановление поврежденной папки PST в Outlook

Вы также можете быть заинтересованы в как найти временную папку OLK Outlook.

Настройка ответов об отсутствии на работе

Независимо от того, будете ли вы вне офиса большую часть дня или в отпуске в течение месяца, настройка ответа об отсутствии на работе может позволить вашим контактам узнать, что вы недоступны. С использованием Помощник вне офиса уменьшит уровень шума в вашем почтовом ящике, когда они пытаются связаться с вами без немедленного ответа. Это также сократит объем работы по очистке почтового ящика после вашего возвращения. щелчок Файл> Информация> Автоматические ответы.

Установите флажок «Отправить автоматические ответы», затем укажите период, когда вы хотите, чтобы это конкретное сообщение было отправлено. Вы также можете отправить это сообщение коллегам внутри или за пределами организации.

Если вы используете Outlook для iOS, нажмите «Настройки», нажмите «Сервер Exchange», затем нажмите Автоматические ответы. Включите автоматические ответы и введите персональное сообщение.

Управление уведомлениями

Уведомления на рабочем столе Outlook могут быть ошеломляющими и отвлекать вас. Один из вариантов у вас есть, чтобы отключить их. Чтобы отключить их, щелкните правой кнопкой мыши значок Outlook в области уведомлений на панели задач, а затем нажмите «Показать новое почтовое оповещение на рабочем столе». Для более старых версий Outlook ознакомьтесь с нашей статьей на как отключить оповещения Outlook на рабочем столе.

Outlook Mobile Tips

Если вы используете мобильную версию Outlook, вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы оставаться продуктивным на ходу.

Переключайтесь между личным и рабочим календарями.

Нажмите вкладку «Календарь», затем нажмите меню гамбургера, затем нажмите свой рабочий или личный календарь.

Запланируйте звонок Skype с помощью Outlook для iOS

Нажмите «Календарь», создайте новый, затем введите имя для события. Нажмите «Люди», затем добавьте людей, которых вы хотите пригласить. Проведите пальцем вниз и включите Звонок по скайпу затем нажмите ссылку «Вызов Skype», введите описание, затем нажмите Выполнено. Нажмите Сохранить, чтобы завершить.

Отправить доступность

Создайте новое сообщение и нажмите «Календарь».

Нажмите «Отправить», выберите подходящее время и нажмите «Готово».

Отправьте ваше сообщение.

В последних обновлениях Outlook 2016 для Mac добавлены некоторые новые функции. Проверять, выписываться наша статья для больше информация о том, как вы можете использовать эти новые функции. Кроме того, проверьте нашу статью с список команд клавиатуры Outlook для пользователей Mac.