Как создавать персонализированные массовые электронные письма, используя Mail Merge для Gmail

Как

ПоЛори Кауфман

Последнее обновление14 ноября 2017 г.

Нужно ли отправлять одно и то же письмо многим людям с персонализированным контентом для каждого из них? Возможно, вы хотите поприветствовать каждого получателя по имени, использовать его почтовый адрес или указать номер участника.

Объединение писем - это функция, которая позволяет вам создавать несколько копий писем и писем для отправки вашим контактам. Каждое письмо или электронное письмо может содержать как стандартный, так и персонализированный контент. Информация, которую вы используете для настройки каждого письма или электронной почты, берется из вашего источника данных, как список контактов.

Если вы используете Gmail в качестве основного почтового клиента, встроенная функция слияния почты отсутствует. Тем не менее, есть дополнение для слияния для Google Sheets, которое связывается с вашей учетной записью Gmail. Мы покажем вам, как использовать

Объединение писем для Gmail с вложениями надстройка для персонализации партии одинаковых писем и отправки их.

Установите почтовое слияние для Gmail с дополнением вложения

Перед установкой и использованием дополнения Mail Merge войдите в учетную запись Gmail, которую вы хотите использовать.

Потом, установить дополнение «Слияние» для Google Sheets.

щелчок Продолжить на Давайте начнем диалоговое окно, чтобы дать разрешение на запуск дополнения Mail Merge.

Различные разрешения, требуемые дополнением, перечислены. щелчок Позволять чтобы разрешить надстройке Mail Merge доступ к вашей учетной записи Gmail.

Mail Merge - Руководство по началу работы дисплеи. Нажмите на Икс закрыть диалоговое окно.

Создать шаблон слияния

Расширение Mail Merge открывает новый Таблица без названия в Google Sheets на новой вкладке.

Перейти к Дополнения> Слияние писем с вложениями> Создать шаблон слияния.

Пустой шаблон слияния создается в Таблица без названия, содержащий обязательные столбцы, как Имя, Фамилия, и Адрес электронной почты.

Импортируйте или введите ваши контакты

Теперь вам нужно добавить контакты, которые вы хотите использовать в эту таблицу. Для этого перейдите в Дополнения> Слияние писем с вложениями> Импорт контактов Google.

Импорт ваших контактов - это самый быстрый способ добавить их. Но вы также можете вручную ввести информацию для получателей в электронную таблицу.

Если у вас есть определенные группы получателей, которым вы отправляете пакетные электронные письма, вы можете создать группы в контактах Google.

Выберите группу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите использовать, из раскрывающегося списка и нажмите Импортировать контакты. Диалоговое окно не закрывается автоматически, поэтому нажмите Икс в правом верхнем углу диалогового окна.

Добавить вложение для контакта

Одним из элементов, которые вы можете настроить в каждом письме, является вложение. Вы можете прикрепить отдельный файл к каждому письму, используя ссылку на файл в вашей учетной записи Google Диска.

Для этого откройте новую вкладку и войдите в Google Drive. Затем загрузите файл, который вы хотите прикрепить к электронной почте. Вы можете перетащить файл в окно браузера, чтобы загрузить его.

Затем щелкните правой кнопкой мыши на загруженном файле и нажмите Получите доступную ссылку.

Во всплывающем диалоговом окне убедитесь, что Обмен ссылками на слайдер включен (зеленый).

Если обмен ссылками уже включен, URL-адрес автоматически копируется при выборе Получите доступную ссылку. Если вы не видите сообщения о том, что ссылка была скопирована в буфер обмена, выберите URL-адрес в диалоговом окне и скопируйте его.

Вернитесь к электронной таблице слияния и вставьте URL-адрес в Вложения файлов столбец для человека, которому вы хотите отправить этот файл. Вы можете отправить разные файлы каждому контакту в вашем списке.

Вы также можете включить несколько файлов вложенных файлов, разделенных запятыми.

Запланируйте дату и время отправки электронного письма

В столбце «Запланированные данные» можно указать дату и время отправки электронного письма, которые могут отличаться для каждого человека.

Чтобы запланировать отправку электронного письма, введите желаемую дату и время, используя формат дд / мм / гггг чч: мм, в столбце «Запланированная дата» для нужного контакта.

Чтобы отправлять электронные письма сразу после их настройки, оставьте пустыми ячейки в столбце «Запланированная дата».

Добавить пользовательский контент

Помимо стандартных полей, включенных в шаблон слияния, вы можете добавить другие настраиваемые поля. Может быть, вы хотите добавить информацию, такую ​​как адрес электронной почты каждого получателя и номер участника. Вы можете добавить столбцы в электронную таблицу для хранения этой информации.

Для нашего примера мы собираемся добавить что-то простое. В каждом письме мы хотим использовать фамилию получателя с предшествующим ему названием (г-н, г-жа или миссис). Итак, мы собираемся добавить заглавие колонка.

Чтобы добавить столбец в электронную таблицу слияния, наведите указатель мыши на заголовок последнего заполненного столбца. Нажмите кнопку со стрелкой вниз, которая появляется, а затем нажмите Вставьте 1 справа.

Нажмите на синюю ячейку заголовка и измените имя столбца на соответствующее имя. Вы будете использовать это имя в черновике своей электронной почты в Gmail, чтобы добавить значение в каждое письмо позже.

Затем введите соответствующее значение для каждого контакта в ячейках под именем столбца.

Создать черновик электронной почты в Gmail

Теперь пришло время создать черновик письма, который вы хотите отправить контактам в вашей электронной таблице слияния, и использовать переменные поля для настройки каждого письма.

Откройте новую вкладку и войдите на тот же адрес Gmail, который вы использовали для электронной таблицы слияния. Создайте новое электронное письмо и введите тему и текст сообщения. Вы также можете добавить форматированный текст и встроенные изображения в свой черновик электронной почты.

Чтобы включить переменные поля в электронное письмо, например, заглавие и Фамилиявставьте имена полей, используя {{имя поля}} нотации. Например, мы добавили {{Title}} {{Фамилия}} на нашу электронную почту. Вы также можете добавить переменные поля в строку темы. Если вы добавили URL-адреса вложенных файлов в электронную таблицу слияния, вам не нужно добавлять это переменное поле в электронное письмо. Они будут автоматически включены в электронные письма.

НЕ нажимайте послать.

Настройте слияние почты

Вернитесь к электронной таблице слияния и перейдите к Дополнения> Слияние писем с вложениями> Настроить слияние писем.

Введите информацию для сообщения электронной почты, например, Полное имя отправителя, Адрес CC, и Адрес BCC. Если Адрес электронной почты отправителя отличается от адреса Gmail, в который вы вошли, выберите адрес электронной почты из раскрывающегося списка. Зарегистрированный адрес электронной почты также используется как Обратный адрес, но вы можете изменить это.

щелчок Продолжить.

Отправить тестовое письмо

Выбрать Использовать черновик сообщения Gmail в качестве шаблона из первого выпадающего списка. Затем выберите черновик, который вы хотите использовать, из Выберите черновик Gmail раскрывающийся список.

Это хорошая идея, чтобы проверить слияние почты, поэтому нажмите Отправить тестовое письмо.

Вы получите тестовое электронное письмо в учетной записи, в которую вы вошли как в электронной таблице слияния. Используются значения полей переменных из первого контакта в импортированном списке. Все добавленные вами URL-адреса вложенных файлов добавляются в конец сообщения. Вы можете скачать файл по ссылке или сохранить файл в своей учетной записи Google Drive.

Запустить слияние почты

Вернитесь к электронной таблице слияния и нажмите Запустить слияние почты начать отправку писем. Если вы добавили даты и время в Запланированная дата столбец для любого или всех контактов, письма будут отправлены. Письма к контактам без запланированной даты и времени будут отправлены немедленно.

Как только слияние почты завершено, нажмите Выполнено.

Переименовать электронную таблицу слияния

Электронная таблица слияния автоматически сохраняется как имя по умолчанию Таблица без названия. Если вы хотите снова использовать эту таблицу, возможно, вы захотите дать ей лучшее имя.

Чтобы изменить имя таблицы слияния, нажмите на имя в верхнем левом углу таблицы.

Введите новое имя. Это новое имя отображается в электронной таблице.

Введенное вами новое имя также используется в качестве имени файла в вашей учетной записи Google Диска. Теперь вы можете снова использовать это слияние и изменять его по мере необходимости.

Почтовое слияние также доступно как встроенная функция в Слово для Windows, Слово для Mac, и Outlook 2013 или 2016 в Windows.

Вы используете слияния? Нашли ли вы другие способы сделать почта объединить в Gmail, или способы сделать почта объединить в другие почтовые сервисы? Дайте нам знать ваш опыт в комментариях.